Прирачник за организирање конференции

Рецензии

Р Е Ц Е Н З И Ј А За прирачникот „Прирачник за организирање на конференции и настани во јавна / државна институција Од А до Ш: Како до совршена конференција?“ од авторoт м-р Санде Смиљанов, МБА специјалист по протокол Изразувајќи благодарност за укажаната доверба, а по проучувањето на ракосписот имам задоволство и чест до издавачот на Прирачникот да го поднесам следниов Рецензентски извештај Основната идеја на овој труд-прирачник е да се актуализира теми коишто се однесуваат на повеќе различни сегменти од протоколарните активности кои, пак, се суштински дел од генералната политика на раково- дителите на институциите, и без чиешто професионално функционирање не би било можно да се организираат настани на државно ниво. Преку спојот на теоријата и праксата, со точно избрани примери од домашни и светски искуства, авторот овозможува основни, но и напредни информа- ции за начинот и постапката на доборото однесување при организација на различни видови настани кои се од значење како за државниот протокол, така и општо за протоколарната пракса. Без дилема, може да се констатира дека Прирачникот за организирање на конференции и настани во јавна / државна институција: Од А до Ш: Како до совршена конференција?“ е сво- евиден искуствен водич со кој се запознаваат подготовката за реализација на конференција, нејзините специфики, различните аспекти на организа- цијата, активностите на тимот, фазите и реализацијата итн. Она што е особено важно е дека содржински трудот има научна фун- дираност, што значи, изнесените ставови, констатации, аргументи и други факти се поткрепени со релевантни сознанија, пред се, од домашна литера- тура од соодветната област. Исто така избраната содржина се однесува на основните, но и најзначајните аспекти на организацијата на протоколарните настани, пласирани на јасен и разбирлив начин со што значително може да 9

се подобри познавањето на професионалците за квалитетно и навремено спроведување на активностите. И трето, но не и помалку важно, сознанијата изнесени во трудот по својата систематичност, логична поврзаност, прегледност, ја потврдуваат методичко дидактичката ориентација на авторот. А таквиот пристап реално овозможува на лицата одговорни за протокол подалбоко да проникнат во значењето на протоколот, да проучат бројни искуства и да се стекнат со знаења и вештини кои ќе им овозможат да се промовираат и потврдуваат како професионалци, со јасни теоретски знаења и свест за значењето на оваа проблематика и за специфичностите на нејзините практични димензии и професионални стандарди, како неопходен услов во извршувањето на протоколарните должности. Рецензент Проф. д-р Никола Б. Дујовски, с.р. 10

Р Е Ц Е Н З И Ј А За прирачникот „Прирачник за организирање на конференции и настани во јавна / државна институција Од А до Ш: Како до совршена конференција?“ од авторoт м-р Санде Смиљанов, МБА специјалист по протокол Делото „Прирачник за организирање на конференции и настани во јавна/ државна институција – Од А до Ш: Како до совршена конференција?“ од авторот МБА спец. Санде Смиљанов нуди теоретски и практични чекори за организирање на настани во рамките на јавните/државните институции. Авторот при опфатот на теоретските аспекти се консултира со различни стручни извори преку кои ги поставува основите на проблематиката што ја обработува. Опфатената теорија, нуди приказ на основните чекори за организирање на настани/конференции кои главно се значајни за оние читатели кои работат во јавни/државни институции, како и за оние кои се занимаваат со оваа проблематика или пак имаат интерес за оваа област. Низ самиот теоретски приказ е оптафено и искуството на авторот во оваа област повикувајќи се на примери кои јасно и доследно го прикажуваат тоа што авторот теоретски го обработува. Практичните примери даваат големо надополнување на самиот прирачник, тие нудат јасен и практичен приказ на организирање на различни видови на настани. Ваквиот приказ овозможува читателот да добие појасна слика за чекорите при организи- рање на опфатените настани. Врз основа на понудената содржина, ова делоима употреблива вред- ност и корисно е да бидеиздадено како прирачник кој ќе им послужи на неговите корисници при организирање на конференции и настани, особено во рамките на државна/ јавна институција. Проф. д-р Даниела Карадаков Директор и професор на Бизнис академија Смилевски – БАС, Скопје 11

Р Е Ц Е Н З И Ј А За прирачникот „Прирачник за организирање на конференции и настани во јавна / државна институција Од А до Ш: Како до совршена конференција?“ од авторoт м-р Санде Смиљанов, МБА специјалист по протокол Овој прирачник на Санде Смиљанов претставува вреден труд со оглед на огромниот недостиг на пишани прирачници и материјали за сите службеници за протокол и организатори на настани. Со оглед дека е напишан од автор кој има огромно теоретско и практично искусуство, овој труд претставува многу корисна алатка за сите коишто се соочуваат со предизвикот на организација на сложени настани како што се конфе- ренциите. Смиљанов дава една прецизенн водич од зачетокот на идејата до самата реализација и „научените лекции“, на едноставен, приемчив и многу практичен начин, мудро надградувајќи го процесот на реализација со одредени правила од протоколот со кои читателот. т.е. организаторот лесно може да ги избегне можните грешки. Напишан на јасен, концизен начин, овој прирачник е извонредно штиво подеднакво и за искусните организатори на настани, но и за оние кои допрва ја почнуваат својата кариера. Она што е исклучително вредно во оваа книга е споделувањето на искуствата на Санде Смиљанов и практичните примери на организација коишто и самиот ги поминал во текот на својата кариера. Ниту еден сегмент не е изоставен, со што на организаторот му се предочуваат сите возможни организаторски сценарија – од говорењето, организацијата на кетерингот, па се’ до доделување на награди и потпишување на документи, заокруже- но сo еден јасен преглед на финансиската конструкција на секој настан. Смиљанов дава многу корисна поделба на она што за протоколџиите е „работен“ и „неработен дел“ – вешто предавајќи ја разликата на „работ- ниот“ дел на протоколот, како што се работните средби и разговорите, но и подеднакво важниот сегмент на организирање на ручек или вечера. Смиљанов ги допира и елементите коишто се тесно поврзани со работата 12

на службеникот за протокол, но се често занемарувани, како што е улогата на толкувачите или техниката. Со тоа, овој прирачник претставува соп- фатен водич и основен учебник за сите коишто работат на организација на конференции и настани, и тоа од автор кои има многу да понуди, да прераскаже и да сподели. Д-р Лукреција Маљковиќ Атанасовска Директор на Академијата за протокол на Македонија Меѓународен консултант за деловен и дипломатски протокол 13

Вовед

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? ВОВЕД Организацијата на настан од големи размери, најчесто наречен конференција, претставува комплексна и сеопфатна задача; вклучува голем број на професионалци во специфични области, но и лица кои треба да имаат изразени лидерски и менаџерски особини и карактеристики. Конференциите се настани на кои се дискутира на одредена специфична тема, настани на кои учествуваат голем број лица (кога станува збора за институционални конференции, тоа се лица од високото раководство на една или повеќе земји), настани на кои лесно се забележува колкав е капацитет на домаќинот да организира покомплексни повеќедневни собири. Едноставно, конференциите во текот на нивната реализација, не само што даваат слика за темата за која се организирани, туку даваат и слика за организаторот, за градот, за државата. Од тој аспект, Прирачникот за организација на конференции ќе може да му биде од помош на секој практичар во доменот на протоколот, на се- која организација, на секоја институција, особено ако се има предвид дека на лесен, разбирлив јазик, систематски ги покажува чекорите кои треба да бидат направени, со цел успешна реализација на една конференција. Како специјалист за протокол со повеќедецениско искуство, мојата цел е на сегашните практичари да им овозможам пред себе да имаат еден труд кој ќе ги наврати на она што можеби досега го правеле, но без еден вид потсетник пред себе, а на новите и идни практичари во областа на протоколот ќе им овозможи полесно и побрзо да ги совладаат потребните вештини и знаења за организација на еден ваков голем настан. Идејата за креирањето на еден ваков тип на прирачник произлезе од едно едноставно прашање: Колку во мојата кариера ќе ми беше полесно доколку пред себе имав прирачник за организација на конференции? Секако, Прирачникот може да го користат и останатите чинители во рамките на организацијата и реализацијата на ваков настан, зашто одблиску ќе се запознаат со начинот на којшто работи секој член на тимот во организацијата. 15

МБА Спец. Санде Смиљанов Прирачникот, иако првенствено е наменет за организација на кон- ференции во државните институции, „де факто“ може да биде од корист и за секоја останата организација – од невладиниот сектор, па сè до при- ватните компании и корпорации. Прирачникот е поделен според фазите на организација на конфе- ренцијата: првична фаза на развој на идеја, тема и инспирација за органи- зација на конференција; организациска подготовка (дефинирање на цели и задачи) на конференција; утврдување специфики на конференцијата; подготвителна фаза, фаза на реализација, завршна фаза и постакциска фаза за утврдување на степенот на успешност, научени лекции и нивна имплементација. Бенџамин Френклин рекол: „Кажете ми и ќе заборавам, научете ме и може да запомнам, вклучете ме и ќе научам“ – во тој дух, овој прирачник нуди поголем број на практични примери кои ќе ги вклучат читателите во суштината на организацијата на конференција, со надеж дека информациите кои се содржани во прирачникот навистина ќе бидат и запомнети. Прирачникот не е наменет да биде „света“ книга, туку да се користи како патоказ, како водич кон успешна организација. Тој треба во секој момент да може да одговори на одредени генерални прашања за проце- сот на реализација, но и да ги натера практичарите и организаторите да размислуваат за нови и иновативни начини за организација и реализација на конференција, да воведуваат поефикасни и поефективни методи и да бидат иноватори во своите полиња. 16

1. Воведни напомени

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? I ОРГАНИЗАЦИЈА НА КОНФЕРЕНЦИИ 1. ВОВЕДНИ НАПОМЕНИ 1.1. Подготовка за реализација на конферецијата: идеја, цел, посакуван ефект Конференцијата, како и секоја останата активност, започнува од својот нуклеус – идејата. Идејата, испреплетена со целта и посакуваниот ефект, особено во рамките на државните институции, почива на политикaтa на државата, на владата, на институциите и организациите кои се дел од системот на државната управа. Во таа сфера, идејата за организирање на конференции најчесто се базира на можностите за развој на соработ- ката, разменувањето на најдобри практики и процедури во секоја област, развојот на човечките капацитети и унапредување на организациските процеси. Целите произлегуваат од основната базична идеја, но се многу подефинирани, пофокусирани и квалитативно мерливи. Тие мора да би- дат во корелација со посакуваниот ефект, кој, пак, исто така, е базиран на идејата, но е реалност доколку целите на конференцијата се реализирани. Едноставен пример за тоа се регионалните безбедносни конференции, кои како учесници ги вклучуваат раководствата на министерствата за одбрана или армиите во регионот. Доколку идејата е да се подигне нивото на дискусија за можноста за заедничка реакција на регионални природ- ни непогоди, целта би била секоја земја од регионот да прикаже со кои капацитети и потенцијали располага, што ќе овозможи избегнување на дуплирање во развојот на специфични капацитети, а посакуваниот ефект би бил секој од претставниците на земјите да потпише одреден претходно утврден обврзувачки документ, кој ќе овозможи капацитетите на соод- ветната земја да бидат ставени на располагање при одредена потреба, особено во случај на природна непогода во регионот. 17

МБА Спец. Санде Смиљанов Овие три засебни елементи се можеби „светото тројство“, од каде што започнува секоја конференција. 1.2. Специфики/карактеристики на конференцијата Секоја успешна конференција има потреба од тема. Која би била унифицираната порака која говорниците/претставниците на институции или држави ќе ја пренесат и која е клучната порака која ќе остане во умо- вите на сите учесници? Најдобрите теми се оние кои поврзуваат, теми кои се современи, теми кои предизвикуваат емоционален одговор.1 Темата, секако, зависи и од видот на институцијата, од областа во која функционира и нејзината дејност. Доколку, како пример ги земеме Министерството за внатрешни работи, Министерството за одбрана или Армијата на Република Северна Македонија, тематиката ќе биде во тес- на корелација со безбедноста, сигурноста, евроатлантските интеграции, регионалното поврзување во овој домен, одбранбените текови и новини, родовата перспектива во одбраната и безбедноста. Темата најчесто се планира и се предлага од соодветните организациски единици во инсти- туциите кои се посветени на политиката и на планирањето, а најчесто е предмет на одобрување на највисоките инстанци – министри, директори, високи раководители, кои се носители на политиката на организацијата. Тематиката на конференцијата ја определува носителот и планерот, кој во најголем број случаи е еден од организациските единици во овие институции. Темата е особено важна и при креирање на одредени еле- менти за кои не се размислува во почетната фаза, но играат голема улога во успешноста на конференцијата – промотивниот материјал, логото и мотото на конференцијата. Важен елемент по утврдување на темата на конференцијата е дефинирањето на нејзиниот опфат, односно дали истата ќе биде нацио- нална, регионална, меѓународна, дали ќе биде отворена за земјите-членки на НАТО-алијансата, на Европската унија, земји-партнери од регионот и слично. При донесувањето на конечна одлука за опфатот на конферен- 1 “How to organize a Conference: 14 key steps to success”, billetto.co.uk 18

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? цијата, потребно е да се има предвид дали темата која е веќе дефинирана е соодветна за планираниот опфат. Дали за „Иднината на Алијансата во нејзините 80-ти години“ ќе се разговара со земји од регионот, дали би би било соодветно да се повикаат земји кои не се полноправни членки на НАТО, дали е од безбедносен аспект правилна одлуката да се вклучат чинители кои би можеле да соберат информации од сензитивен карактер. Опфатот мора да биде во целосна корелација со тематиката на која се организира конференцијата и предвид мора да се земат сите специфики од областа во која се делува. Форматот на учесници, повторно, директно се поврзува со дефини- раната тема на конференцијата. Учесниците на конференцијата се дефи- нираат по пат на дедукција, тргувајќи од најголемите форми (меѓународна конференција: држави, меѓународни организации), па сè до најниските по ранг членови на делегации, кои најчесто се лица задолжени за најде- талните протоколарни елементи на соодветната делегација, сниматели, фотографи, лица од обезбедувањето и слично. Да не се разбере погрешно – тоа не се лица чијашто задача и обврска не е важна или е помалку важна. Рангирањето се врши според протоколарните правила и пресеанс-листа, која е водич на секој специјалист во областа на протоколот. Од аспект на форматот на учесниците, не треба да се заборави дека секогаш при планирањето предвид може да се земат и учесници од, условно кажано, другите сфери, како невладиниот сектор, тинк-тенк организациите, академските центри и слично, односно учесници кои можат да придонесат кон темата на конференцијата од друг агол и различна перспектива. 19

МБА Спец. Санде Смиљанов 2. ОРГАНИЗАЦИСКА ПОДГОТОВКА 2.1. Воспоставување на тим за реализација на конференцијата Фазата на воспоставување тим кој ќе ја испланира, организира и реализира конференцијата е клучна фаза која влијае на крајниот резултат за успешноста на конференцијата. Вообичаено, во рамки на организа- цијата на конференции од страна на институции, организацискиот тим е наречен „секретаријат“, кој вклучува членови од области кои генерално не се менуваат. Секретаријатот е предводен од еден главен координатор и од лица кои се стручни во повеќе специфични области, и тоа: еден/двајца специјалисти по протокол и логистика, едно стручно лице во доменот на политиката и планирањето, еден член којшто е одговорен за безбед- носта на конференцијата, еден член од организациската единица (о.е.) за меѓународна/регионална/билатерална соработка, еден специјалист од областа на односите со јавноста, едно стручно лице од обаста на фи- нансиите и еден член од о.е. за комуникациски и компјутерски системи, неопходни за техничка поддршка на сите материјално-технички средства на конференцијата. 20

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Дијаграм 1. Членови, функции и хиерархиска поставеност на секретаријатот за организирање на конференцијата 2.2. Кои се задачите на секој член на тимот? 1. Главниот координатор, „де факто“ е организаторот и лидерот на секретаријатот, односно лицето кое го носи најголемиот товар за успешна реализација на активноста. Успешноста на целиот настан зависи од ефикасноста и ефективноста на ова лице и затоа од најголема важност е тоа лице да има искуство, да било дел од ваков или слични формати на секретаријати во повеќе наврати и да биде лидер во вистинска смисла на зборот – личност со интегритет, со капацитети за менаџирање на стресот и очекувањата, лице кое ужива доверба и да знае да покаже вистинска мотивација. Тоа е особено важно, имајќи предвид дека работата во 21

2. Организациска подготовка

МБА Спец. Санде Смиљанов секретаријатот, особено пред реализацијата на настани како што е една конференција, подразбира долги работни денови, стресни ситуации и голем број предизвици. Најчесто, лицето е на ниво раководител на сектор, на директорат, на оддел или на друга организациска единица, во согласност со систематизацијата на организацијата/ институцијата. Главниот координатор има голем број задолженија, групирани во четири области2:  планирање и координација;  имплементација;  надгледување на работата за време на конференцијата;  одговорности по завршувањето на конференцијата;  одговорен е за извршување на сите задачи на тимот;  одговорен е за изработка на материјалите кои се однесуваат на конференцијата;  секогаш треба да биде достапен за помош и поддршка на членовите на секретаријатот;  одговорен е за делегирање на задачите на членовите на тимот (хиерархиски надреден);  тој е лицето коешто е најодговорно за анулирање на конфликтите во рамките на тимот; 2. Координатор за финансии. Ова е една од основните функции коишто се потребни за непречена организација на конференцијата. Задачите на координаторот се особено важни во сите фази – планирачка, извршна, аналитичка. Станува збор за лице коешто е одговорно за сите буџетски аспекти на конференцијата, вклучувајќи ги уплатите и исплатите, безбедноста на касата и финансискиот извештај по конференцијата. Координаторот за финансии во секое време, континуирано, дава свое мислење за сите елементи кои подлежат на финансиски исплати, и тоа за: локацијата каде што ќе се реализира конференцијата, сместувањето, 2 “Operational handbook for the organization of Meetings and Conferences away from headquarters”, Organization of American States, VI – Staff Roles and Responsibilities in Managing and Coordinating Conferences and Meetings 22

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? превозот, исхраната, дополнителните активности и прошетки, евентуалните трошоци за рекламирање и исплатата на хонорари за членовите на организацискиот тим. 3. Координатор за меѓународна/регионална/билатерална соработка. Овде станува збор за лице кое е одговорно за целата координација со учесниците на конференцијата од странство, координација која може да биде на билатерално, на регионално или на меѓународно ниво, во зависност од форматот и опфатот на конференцијата. Однапред, најмалку еден месец пред почетокот на конференцијата, тоа лице е одговорно за изработка на предлог-покани од страна на организаторот, како и за изработка на предлог-административно писмо со сите детали, вклучувајќи овде и предлог- програма, писмо кое се дистрибуира до учесниците на конференцијата во подоцнежните фази на подготовка на конференцијата. 4.Координаторот за политика и планирање раководи и го координира тимот кој ги осмислува сите неопходни материјали за предвидената конференција, пред сè програмата и, доколку е предвидено, заедничкиот документ кој треба да произлезе од конференцијата. Искуството стекнато во рамките на одбраната, вели дека тоа најчесто е во форма на т.н. „заедничка изјава“ која ја потпишуваат сите шефови на делегации. Координаторот за политика и планирање е одговорен и за дефинирање на финалната агенда на конференцијата, како и за сите дополнителни средби и состаноци, планирани на маргините на конференцијата (во соработка со координаторот за меѓународна/ регионална/билатерална соработка). 5. Координаторот/координаторите за протокол и логистика се есенцијалниот сегмент, односно моторот на конференцијата. Специја- листите по протокол, од свој аспект, имаат незаменлив придонес во поставувањето на местото (салата/салите) каде ќе се одржи конферен- цијата, при сместувањето на учесниците, нивниот локален транспорт и координацијата со возачите на возилата предвидени во рамките на конференцијата. Ова, навидум е едноставна но, всушност, е исклучително комплексна задача, имајќи предвид дека најчесто станува збор за големи делегации со ВИП-личности, односно делегации со посебни побарувања. 23

МБА Спец. Санде Смиљанов Практиката вели дека во рамките на секретаријатот, ефикасноста се зголемува доколку во овој домен се креира т.н. „мал секретаријат“, кој во секое време ќе ги набљудува случувањата поврзани со преземањето, транспортот, пристигнувањето, сместувањето, движењето за време на конференцијата, како и заминувањето на секоја од делегациите. Овие лица се во континуирана и блиска соработка со лицата кои се одговорни за безбедноста на конференцијата и за учесниците, како и со главниот координатор. Она што е важно за координаторите за протокол е да знаат кој е партнерот кој нуди здравствени услуги. 6. Координатор за безбедност е лице коешто е одговорно за безбедноста на делегациите, за нивните предводници и за севкупната безбедност на конференцијата. Од исклучителна важност е оваа функ- ција да ја извршува лице со сериозно претходно искуство во областа на обезбедувањето на овој тип настани и истото да биде константно во тек со програмата и со евентуалните промени. Задолженијата во делот на безбедноста на конференцијата на учесниците се детали кои се помалку познати за останатиот дел од секретаријатот. 7. Координаторот за односи со јавноста е незаменлив дел од тимот којшто, во согласност со целта и елементите на конференцијата, изготвува сопствен план за медиумско покривање на конференцијата, со сопствени цели. Координаторот за односи со јавноста е „алката“ којашто ќе го организира медиумското покривање, ќе изврши промени во агендата и програмата, промени во организацијата, со цел поефикасно медиумско покривање. Истиот е одговорен за медиумската видливост на конферен- цијата и се грижи за:  поставување на информации пред конференцијата на интернет и на социјалните мрежи, со цел поттикнување интерес за меди- умско покривање;  организација и содржинско обновување на веб-страницата по- светена на конференцијата;  директен контакт со одредени медиумски куќи за дополнителен интерес за зголемено медиумско покривање (интервјуа, уред- нички коментари и сл.); 24

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција?  утврдување на местото за изјави за медиуми и негово органи- зирање;  поставување на прес-центар на локацијата каде што се одржува конференцијата, со сите негови елементи;  организација на брифинг за медиумите пред почетокот на кон- ференцијата;  повикување на медиумите и организирање превоз до местото на конференцијата (доколку е потребно);  организација и реализација на медиумски активности на денот на конференцијата (пречек и организација на медиумите, изра- ботка на соопштенија, фото-галерии, координација за снимање на видеоматеријал, дисеминација на информации, користење на социјалните мрежи, организација на потврдените дополнителни медиумски активности и др.);  координација на мултимедијален материјал пред, за време на, и по конференцијата – снимање видеоматеријал и негово користење, изработка на фотографии и фото-галерии, како и изработка на фотографии за потребите на учесниците на кон- ференцијата;  координација на сиот печатен графички материјал потребен за конференцијата – графичка обработка на папки, пенкала, информативни листови, лого на конференцијата, банер за глав- ната сала и за салата наменета за медиумите, банер за главна фотографија и слично. Координаторот за односи со јавноста креира свој тим со специфични задачи. Искуството вели дека за адекватно медиумско покривање на една конференција од висок профил, потребно е да има минимум 3 до 4 лица во тимот за односи со јавноста, еден т.н. „webmaster”, како и еден главен фотограф, еден снимател и лице за техничка обработка на фотографии и видеоматеријали. 25

МБА Спец. Санде Смиљанов 8. Координатор за комуникација и информатички потреби. Тој е одговорен за сите потреби од аспект на техниката, технологијата и поддршка на организацијата на конференцијата. Неговата работа вклу- чува координација за поставување на видеобимови, електронски платна, персонални компјутери, печатачи (црно-бели и во боја), поставување на интернет-мрежа, овозможување на сите технички потреби од аспект на медиумите (во соработка со организациската единица за односи со јав- носта, како и со координаторот за односи со јавноста), аудио поддршка на конференцијата и слично. 9. Останати членови на тимот. Во зависност од големината на конференцијата и нејзиното траење, во рамките на секретаријатот може да се вклучени и дополнителни членови, односно да се планирани и до- полнителни функции како, на пример, заменик на главниот координатор – функција која е исклучително ефикасна и потребна доколку конферен- цијата вклучува над 50 учесници и трае повеќе од два дена. Дополнителни координативни активности, вклучувајќи 2+ ко- ординатори Од исклучителна важност за ефикасна реализација на конференцијата е членовите на тимот да бидат во континуирана, постојана комуникација и координација, зашто во рамките на процесот за планирање и реализација на површина испливуваат прашања кои се од интередисциплинарна природа. Еден таков пример е јазикот на конференцијата, особено доколку на конфе- ренцијата присуствуваат учесници од повеќе од една земја. Во тој контекст, иако една конференција може да се реализира комплетно на англиски јазик, доколку учесникот-носителот на делегацијата не го познава јазикот, потребно е неговиот говор на мајчиниот јазик да биде симултано преведен на англиски јазик за останатите учесници. Ново ниво на комплексност се додава доколку на конференцијата учествуваат повеќе лица (шефови на делегации, односно министри или слично) кои не го зборуваат англискиот јазик. Оваа проблема- тика е интередисциплинарна, бидејќи се однесува на лица/координатори од повеќе области: протокол, координаторот за меѓународна соработка, но и координаторот за односи со јавноста (при преводот за странските учесници на македонски јазик и при евентуална комуникација со медиумите). 26

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Секако, обраќањето при отворањето на конференцијата, најчесто вршено од највисоките претставници на институцијата или на државата, е предмет на изработка и на координација помеѓу координаторот за политика и планирање и координаторот за односи со јавноста, дополни- телно координирани со координаторот за протокол и, секако, со главниот координатор. Во однос на работниот јазик и потребите за превод, треба да се земат предвид следниве елементи: Секоја конференција има работен јазик на кој ќе се одвива. Најчесто, кога станува збор за меѓународни настани, се избира некој од светските јазици, најчесто англискиот. Доколку учесниците не го разбираат англи- скиот јазик, протоколот е должен да обезбеди јазични комбинации кои ќе овозможат секој учесник непречено да го следи и да учествува на настанот. За настани од поголем размер (конференции, форуми, самити, семинари и сл). се користи конференциски превод, односно толкување. Најдобар систем е симултаното толкување, односно толкувачите истовре- мено го слушаат излагањето на говорниците и го изговараат преводот. Ова бара исклучително висока концентрација, па поради тоа преведувачите се менуваат на секои триесетина минути. Оттаму, за секоја јазична ком- бинација (на пр. англиски-македонски, англиски - албански и сл.), прото- колот обезбедува по двајца толкувачи. Предноста на ова преведување е заштедувањето на време, бидејќи преводот се случува во реално време. На некои конференции работен јазик е јазикот на земјата-домаќин, и во тој случај толкувачите преведуваат на англиски јазик, а потоа остана- тите толкувачи преземаат од англискиот превод и преведуваат на својот јазик. Во принцип, пред самиот почеток на конференцијата се договараат кој број ке биде на одредена земја, односно однапред се знае каналот, на пример: македонски јазик е на канал број 1, англиски јазик е на канал број 2 и така натаму. Кај симултаното толкување, лицето за протокол однапред треба да се договори со хотелот за обезбедување на потребниот број кабини за секоја јазична комбинација. Доколку самиот хотел или местото каде што се одржува настанот нема свои кабини, протоколот се договара со надво- 27

МБА Спец. Санде Смиљанов решни компании кои ја обезбедуваат техниката за толкување. Најмалку еден ден пред одржувањето на конференцијата, истите треба да бидат поставени на адекватно место, дискретно поставени за да не пречат во конференциската сала, но од друга страна, толкувачите треба да имаат Многу е важно техничкото лице коешто е одговорно за озвучувањето да е на дофат и да интервенира веднаш доколку се случи каков било проблем. На пример, неодамна, на една конференција во Албанија, сигналот од ка- бината до говорниците се губеше и немаше прием и, бидејќи говорниците говореа, а преведувачите залудно толкуваа/преведуваа, целиот говор на претседавачот мораше да се повтори. Исто така, најсвеж пример е и на последната конференција во Познањ, Полска, кога еден од министрите за внатрешни работи говореше, но сигналот од главниот мастер-толку- вач од англиски не се слушаше, за да можат останатите толкувачи да го преведат, и потоа говорникот беше замолен од претседавачот да го по- втори обраќањето. Многу значајно е да се ангажираат овластени толкувачи/преведувачи за време на вака големи конференции – имаме случаи во минатото кога на една конференција во Лондон, и покрај тоа што беа ангажирани преве- дувачи, тие воопшто не знаеја да преведуваат на македонски јазик, што го сруши кредибилитетот на организаторот. Исто така, често се случува и лица коишто говорат на „приближно“ македонски јазик, да бидат из- најмени на вака големи настани, а кога ќе дојдат за превод, не знаат да го толкуваат нашиот јазик, и покрај тоа што беа ангажирани лиценцирани преведувачи. можност и визуелно да ги гледаат говорниците. Техниката мора да ги следи стандардите поребни за толкувачката професија. Протоколот мора да го запомни правилото дека ништо не може да уништи настан како лоша техника и лош превод!!! Толкувачите имаат една тешка и макотрпна работа, слична на про- фесионалците по протокол, мора да бидат исклучително концентрира- ни и веднаш да знаат да делуваат во секакви ситуации. На последната конференција во Познањ, Полска, министерката за внатрешни работи на Полска на крајот од конференцијата влезе во сите пет кабини кај преве- дувачите и лично се поздрави и им се заблагодари за нивната работа, 28

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? што покажува дека и највисокото раководство има претстава колку овој дел од задачите е важен за една успешна конференција. За средби, состаноци и пократкотрајни настани може да се користи консекутивното толкување (зборува говорникот, па потоа толкувачот преведува). Консекутивниот превод се практикува за време на билатерал- ните средби и за време на прес-конференции (доколку не преведуваат од кабина), а протоколот треба да има предвид дека овој вид толкување двојно го зголемува времето на средбата. Консекутивниот преведувач најдобро е да седи, за да има добар поглед и да ги слуша сите говорници, како и тие него. Доколку има само еден или двајца учесници кои не го разбираат јазикот, протоколот обезбедува „превод со шепотење“, односно шушотаж, каде што преведувачот се седнува во близина на лицето, најдобро зад него, за да не им пречи преводот на другите учесници. Најсвеж пример за тоа е неодамнешното затајување на озвучувањто во салата за состаноци во МВР на РС Македонија, и во тој случај претставничките на ОБСЕ и ИЦИТАП беа принудени да преведуваат со шепотење, односно шушотаж. За сите информации, лицата за протокол можат да се обратат на Здружението на преведувачи и толкувачи на Македонија на www.mata.mk. 29

МБА Спец. Санде Смиљанов 3. ПОДГОТВИТЕЛНА ФАЗА 3.1. Покани за учесниците и административни детали Поканите за планираните учесници на конференцијата се „де факто“ првиот контакт кој можните учесници го имаат со информацијата дека се планира одржување на конференција посветена на дадената тема. Поканата се изработува во о.е. за меѓународна соработка, но минува процес на дополнување и во рамките на секретаријатот. Одобрувањето го врши главниот координатор, во координација со високото раководство. Поканите се испраќаат во период од неколку месеци пред одржување на конференцијата, особено ако се повикаат највисоките претставници на институциите и организациите од повеќе земји. Што сè содржи поканата за учество на конференцијата?  видот и темата на конференцијата;  локација, време (период);  организатор;  вид/професионална позадина на учесниците и број на предвидени места по делегација;  финансиски импликации;  краен рок за апликација за учество;  контакт-детали на организаторот (координаторот за меѓународна/регионална/билатерална соработка);  официјален стандардизиран формулар за апликација или соодветен линк до веб-страница;  формулар за посебни побарувања од страна на делегациите или соодветен линк до веб-страница; Административните детали кои содржат специфични информации за лицето за контакт за соодветната делегација (постојан придружник), времето на пречек, начинот на транспортирање, како и финалната агенда, вклучувајќи ги и дополнителните активности (состаноци на маргините на конференцијата, евентуални контакти со медиумите и сл.), се испраќаат непосредно пред реализацијата на конференцијата. 30

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? 3.2. Контакти и резервација на местото на одржување на конференцијата Локацијата на конференцијата се утврдува според повеќе еле- менти кои произлегуваат од видот и типот на истата. Имено, локацијата, всушност, е важна алка во целиот синџир, особено за поедноставување на комплексноста при реализација на конференцијата. Најчесто локацијата зависи од:  видот на конференцијата, односно дали истата е национална, регионална, меѓународна и слично;  бројот на поканети гости, односно бројот на претпоставени потврдени гости;  близината на можните опции за локација за реализација на конференцијата до главните транспортни центри (аеродром, железница, меѓународни автопати);  близината на можните опции за локација до местото на работа на членовите на секретаријатот и логистичката поддршка за реализација на конференцијата;  потребата од претставување на земјата пред странските учесници, како дел од „мозаикот“ којшто тие ќе го создадат за земјата;  одредени безбедносни предизвици во однос на делегациите- учесниците на конференцијата; Првичниот контакт со можните локации за реализација на конфе- ренцијата се врши од страна на главниот координатор (при што се зака- жува и информативен иницијален состанок), додека потоа координацијата на деталите ја презема координаторот за логистика или за протокол. Препораките поврзани со сместувањето се: изберете поевтин хо- тел, но во рамките на категоријата која е соодветна за високи државни раководства, сместете ги сите гости во еден хотел, ако е можно, бидете стриктни кога станува збор за крајниот рок за пријавување и особено внимавајте на безбедноста. 31

3. Подготвителна фаза

МБА Спец. Санде Смиљанов 3.3. Организација на исхраната Исхраната за време на конференцијата, исто така, е важен елемент од севкупната организација. Таа е предмет на посебни потреби и мож- ни ограничувања, кои во ниту еден случај не смеат да не бидат земени предвид, особено кога станува збор за ограничувања од здравствена или религиозна природа. При планирањето на храната и пијалоците, потребно е да се има предвид вкупниот број на учесници, придружниот персонал и домашните капацитети (вклучувајќи ги и лицата за обезбедување и за транспорт), и тоа од моментот кога ќе се пристигне на локацијата, до моментот на завршување на конференцијата. Искуствено, голем број превиди се прават кон домашниот персонал, што предизвикува очеку- вано незадоволство, демотивација и тензии во периодот на реализација на конференцијата. Најадекватно решение е исхраната да биде дел од договорот со хотелот каде ќе се реализира конференцијата. Доколку истата се реа- лизира во сопствени капацитети, најефикасно решение е исхраната да биде обврска на надворешна компанија, но под директна и постојана супервизија на лицето одговорно за овој домен. 3.4. Пресек на извршените задачи Извршувањето на задачите кои произлегуваат од организацијата на конференцијата бара постојана координација и синхронизација на пред- видените активности. Секако, освен координативните состаноци на ниво на секретаријат. Пред одржувањето на конференцијата се реализираат и неколку средби со раководството на институцијата на кои се презентираат дотогаш дефинираните и потврдени детали поврзани со конференцијата. Финалниот координативен состанок во поширок состав се реализира неколку дена пред почетокот на конференцијата, додека финалниот ко- ординативен состанок на членовите на Секретаријатот се реализира во вечерните часови, еден ден пред почетокот на конференцијата, каде секој од членовите детално реферира за состојбата за реализација на секоја задача одделно и за предизвиците со кои се соочува. Поради лимитира- ниот временски рок, доколку одредена ситуација побарува дополнителни капацитети, главниот координатор може да донесе одлука за прераспре- 32

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? делба на човечките капацитети, односно за дополнување на постојните капацитети со нови лица. Есенцијално, во тој момент, со висок интензитет на стрес, е да се направи листа на приоритети во согласност со степенот на значење на секој од детектираните предизвици. 3.5. Подготовка на финално сценарио на конференцијата Една од задачите на секретаријатот, во текот на целата организа- ција на конференцијата, е да го креираат и да го обновуваат т.н. сценарио на конференцијата, документ кој ги вклучува сите активности до последен детаљ, времето на реализација во часови и минути, локација за секоја предметна активност, лицето одговорно за спроведување на активноста и моменталниот статус. 4. РЕАЛИЗАЦИЈА НА КОНФЕРЕНЦИЈАТА 4.1. Активности пред пристигнување на учесниците/деле- гациите; транспорт до локацијата за сместување и одржување на конференцијата Од особена важност е да биде јасно дека конференцијата за орга- низаторот започнува многу порано од нејзиното официјално отворање, односно од пристигнувањето на првиот тим кој ќе ги изврши последните подготовки за реализација на конференцијата, пред пристигнувањето на делегациите. Имено, тимот за координација на хотелските активности, односно координаторот за протокол и членовите на тимот за протоколарни актив- ности, во координација со одговорниот за безбедност на конференцијата, неколку часа пред пристигнувањето на делегациите врши последна под- готовка на собите каде што ќе бидат сместени учесниците. Во собите на ВИП-гостите се сместуваат подароците од страна на домаќинот (допол- нети со вино, рекламен материјал за државата, програмата/агендата за конференцијата и слично), додека кај сите останати учесници се става по 33

МБА Спец. Санде Смиљанов едно шише вино и рекламен материјал. Овој пакет е дополнет со картичка за добредојде (“With compliments”), што е обврска на координаторот за протокол во секретаријатот. Воедно, тимот за координација на хотелски активности треба да води сметка собите на сите членови на ВИП-деле- гациите да бидат една до друга (доколку постои можност), а собата на обезбедувањето да биде веднаш до ВИП-гостинот. Во однос на поддршката при пристигнување на делегациите, подготвените тимови, во согласност со планот за пристигнување, вршат преземање, транспорт и сместување на секоја од делегациите одделно (според редот на летање/пристигнување на граница). За секоја делегација е означено лице за контакт (лице кое е постојан придружник), директно координирано од координаторот за протокол или логистика. Податоците на сите лица – постојани придружници, се достап- ни за сите делегации, како и за сите членови на секретаријатот, имајќи предвид дека во рамките на самата реализација на конференцијата, најефикасен начин за решавање на сите предизвици е преку директен и непосреден контакт. Постојаниот придружник на делегацијата има обврска да биде во постојан контакт со одговорниот за возилото и со лице од Министерството за внатрешни работи, лице коешто секогаш е вклучено во активностите доколку учесници на конференцијата се високи раководства на институ- циите и на државите од соседството, од регионот и пошироко. Кои се обврските на постојаниот придружник?  навремено и безбедно преземање на делегираната делегација и нивен превоз до местото на одржување на конференцијата, односно местото на сместување;  брзо спроведување на делегацијата низ пасошките и царинските процедури, имајќи ја предвид претходната најава до овие служби;  брзо и ефикасно сместување на делегацијата во претходно утврдените соби (во координација со тимот за сместување кој веќе ги има подигнато клучевите за собите во кои се сместува соодветната делегација); 34

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција?  запознавање со елементите содржани во т.н. „Welcoming package“;  пренесување на првичните информации (локација, време, препорачана облека), поврзани со конференцијата, односно првата активност т.н. „Ледокршач“ – “Ice-breaker”, која најчесто се реализира истата вечер, на денот на пристигнувањето на делегациите; Паралелно со прифаќањето и сместувањето на делегациите, се врши подготовка на утврдената просторија за коктелот – се поставува неопходната техничка опрема за кратко обраќање од страна на домаќинот или друга планирана проекција, се уредува просторот во соработка со хо- телскиот персонал, како и со координаторите за информатика и за односи со јавноста. Сите технички материјали (видеобимови, банери, рекламни паноа, канцелариски материјали за конференцијата, информатички материјали, аудиоподдршка и др.) се поставуваат во собите наменети за конференцијата, во согласност со планот на реализација. 4.2. Почетен настан „Ледокршач“ Активностите поврзани за конференцијата започнуваат во одредено време, навечер (најчесто во 19 или во 20 часот), еден ден пред започну- вање на конференцијата, со организација на првичниот т.н. „Ice Breaker“ или „Welcome Drink“, односно коктел, кој вообичаено се реализира во хо- телското лоби, каде што се наоѓа поставка за видеопроекција или кратко обраќање. Доколку не се обезбеди филм или рекламен спот, потребно е да се изработи презентација со слајдови за истата намена – за промоција. Дополнително, потребно е да се изработат свечени покани за овој коктел и истите да се достават до листата на поканети (странски делега- ции, учесници на конференција и надворешни гости (листата треба да ја одобри домаќинот на конференцијата). Сето ова е обврска на координа- торот за протокол. Гостите на коктелот влегуваат од главната врата на хотелот каде што се сместени гостите и каде што се организира коктелот, по што се прифаќаат од лицата за протокол и се упатуваат кон фоајето. 35

МБА Спец. Санде Смиљанов Коктелот го отвора домаќинот на конференцијата, со пригодно крат- ко обраќање на однапред определена тема (неговата изработка е обврска на односите со јавноста или на лицето коешто е одговорно за пишување говори во институцијата). По говорот на домаќинот на конференцијата, тој прв пристапува кон закуската на коктелот, која е во форма на шведска маса на којашто има поставено топло јадење, а веднаш по него застануваат сите останати гости и самите се послужуваат со јадење и пиење. Во однос на обраќањето, тоа може да биде на јазикот на домаќинот, или, пак, на јазикот на конференцијата. Во зависност од тоа, потребно е да се обезбеди присуство на конференциски толкувач, во случајот со нашата држава тоа е на македонски јазик, на англиски јазик и обратно, што е обврска координаторот за протокол. Обраќањето не треба да биде подолго од 2-3 минути. Коктелот најчесто трае од 1-2 часа и не треба да заврши подоцна од 21.00 – 21.30 часот. Кога ќе замине домаќинот, зами- нуваат и останатите гости. По коктелот делегациите имаат слободно време, освен, доколку е предвидено потпишување на официјален документ на крајот на конфе- ренцијата. Во тој случај, ова го извршуваат претставниците на работната група која работи на усогласувањето на овој документ (тим од тројца претставници одреден за усогласување на заедничката изјава на конфе- ренцијата). Работната група за заедничката изјава работи во просторија на хотелот, којашто е предвидена за тоа или, од искуство, во просторијата предвидена за билатерални средби. 4.3. Дополнителни вечерни подготовки за членовите на секретаријатот Персоналот инволвиран во организација на конференцијата, кои воедно се и членови на секретаријатот се: лицата за протокол, лицата задолжени за односи со јавноста, информатичка опрема и други лица кои пристапуваат кон подготвување на салата за пленарната сесија,што вклу- чува подготовка на папки, банери, постери, рекламен материјал, беџови и сè останато. Многу е важно да се дефинира седењето на главната маса, во која форма е истата (вообичаено во форма на буквата„П“), дали има 36

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? само главна маса или се поставени и столици по редови. Во согласност со протоколарните правила, претставниците на делегациите заземаат место според абецеда, (на пример на конференција на САД – Јадранската повел- ба, првото столче е резервирано за Албанија, последното за Соединетите Американски Држави (United States of America). Исто така, еден од поважните детали на лицето за протокол е да ги координира и однапред да обезбеди цветни аранжмани, како на главната маса така и во централниот дел од салата за одржувањето на конферен- цијата и во салите за одржувањето на билатерални состаноци и во салата за потпишување на заедничката изјава (доколку некој од вип-личностите е алергичен на полен, во тој случај се прави исклучок). Боите на цветовите треба да бидат во знамето на нашата земја. Исто така, и за време на пот- пишувањето на изјавата, во некои земји, според најновите процедури, не поставуваат икебани со свежо цвеќе, а доколку се постават, тоа не треба да биде целосно во бела боја. Лицата кои се одговорни за односите со јавноста го подготвуваат прес-центарот, освен ако портпаролот/координаторот за односи со јав- носта, не одлучи истата веќе да биде ставена во функција (во тој случај, салата за прес-конференции е веќе подготвена попладнето, еден ден пред одржувањето на конференцијата). Еден ден пред одржувањето на конференцијата, се подготвуваат и салите за билатерални средби, имајќи го предвид веќе утврдениот рас- поред на побарани и договорени средби на делегациите на маргините на конференцијата. Исто така се поставуваат и знамиња на копје со сталак од домаќи- нот, во конкретниот случај нашата држава РСМ и потоа по абецеден ред се ставаат знамињата на сите останати членки учеснички на конферен- цијата, знамето на РСМ е прво во редот , односно од лева страна гледано однапед ако другите знамиња се наредени во ред. Исто така се поста- вуваат и малецки знаменца за на маса пред секој од вип-личностите, исто така истакнати по абецеден ред. Во последно време на вакви го- леми конференции се почесто се употребува Gymnich protocol. https:// en.wikipedia.org/wiki/Gymnich_meeting 37

МБА Спец. Санде Смиљанов ДЕФИНИРАЊЕ НА ЗАЕДНИЧКАТА ИЗЈАВА Заедничката изјава, како документ произлегува од домаќинот, а по потврдата за присуство од секоја од делегациите, се праќа до делегациите. Следи првичното усогласување на текстот на изјавата, и тоа преку т.н. „деск-о- фицери“ (или раководната структура во делот на политиката и планирањето) за билатерална соработка. Финалното усогласувањето на заедничка изјава е исклучително важен дел од конференцијата, кој е во надлежност на координаторот за политика и планирање (и сродни функции). Имено, претставници на делегациите кои работат на усогласувањето на Заедничката изјава, најчесто тим од 2-3 претставници по делегација, по првичниот коктел („Ледокршачот“), работат на конечното усогласување на текстот кој шефовите на делегациите ќе го потпишат следниот ден, за време на официјалниот дел од конференцијата. Овој процес се базира на промени во финесите, имајќи предвид дека документот, генерално, е усогласен во претходниот период. Од технички аспект, потребно е да се напомене дека заедничката изјава е официјален документ кој произлегува од конференцијата и истата се изра- ботува на посебен тип на репрезентативна хартија т.н. „кунздрух“ хартија, со посебни ленти за одбележување. Сето тоа е „спакувано“ во репрезентативни, ексклузивни папки. 4.4. Официјален тек на конференцијата Со цел непречен и навремен почеток на конференцијата, потребно е гостите кои ги придружуваат шефовите на делегациите навремено да ги преземат потребните материјали и картички за идентификација и да го заземат своето место во главната сала каде се одржува пленарната сесија од конференцијата. Сиот останат персонал, исто така, еден до два часа пред почетокот на конференцијата, пристигнуваат на своето место и започнуваат со своите обврски. Претставниците на медиумите кои се акредитирани3 да го проследат настанот треба да пристигнат на лока- 3 Акредитацијата на претставниците на медиумите се врши во период од една седмица до неколку дена пред почетокот на конференцијата, најчесто започнувајќи со одр- жувањето на информативниот брифинг. Акредитацијата се врши на засебни формулари изработени од Одделението за односи со јавноста, кои се поставени на веб-страницата на конференцијата. Овие формулари, по процена на координаторот за односи со јавноста, се препраќаат и на соодветна безбедносна процена, пред конечното издавање на акредитација- та за следење на конференцијата. Поседувањето на акредитација не ја анулира безбед- носната проверка на самиот почеток на конференцијата ниту, пак, овозможува непречен пристап за претставниците на медиумите до сите сегменти на конференцијата. 38

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? цијата на конференцијата минимум 30 минути пред почетокот на истата, со цел вршење на безбедносни проверки, нивно навремено прифаќање од лице задолжено за односи со јавноста и поставување во главната сала каде ќе се одржи пленарната сесија. Кога станува збор за претставниците на медиумите, потребно е да се напомене дека поради претходно извр- шената акредитација, нивниот број и состав е веќе познат. Почетокот на конференција, особено од меѓународни размери, најчесто се планира за раните утрински часови, односно во периодот од 9.00 или од 10.00 часот. Во тој период сите учесници се веќе во салата за пленарна сесија, а се очекува пристигнувањето на домаќинот со приори- тетната/ните шеф/ови на делегации кои треба да земат активно учество на отворањето на конференцијата. Сценариото на отворањето на конференцијата и неговиот тек се во рацете на модераторот кој го најавува поздравното обраќање на до- маќинот на конференцијата, а потоа и консекутивно, обраќањето/њата на еден или на повеќе шефови на делегации. Модераторот или домаќинот на конференцијата им се заблагодару- ва на присутните и објавува кратка пауза заради групно фотографирање (за групната фотографија однапред се дефинира распоредот на стоење на шефовите на делегациите присутни на конференцијата) и давање на изјави за медиумите. Групната фотографија се реализира на соодветно, претходно дефинирано место, во соработка со лицата за односи со јав- носта. 4.5. Изјави за медиумите По реализацијата на заедничката фотографија, следува можеби најважниот дел од конференцијата кој ќе биде пренесен до јавноста, односно следат изјавите за медиумите. Изјавите за медиумите се реа- лизираат во салата за прес-конференции, претходно подготвена за оваа намена, во соработка со лицата за протокол и односи со јавноста. Кои се елементите на кои мора да се внимава при поставувањето на салата за прес-конференции?  поставување на паното со логото на конференцијата на адекватна висина; 39

МБА Спец. Санде Смиљанов  поставување на индикатори со мали знамиња на државите од каде што доаѓаат учесниците;  обезбедување на потребниот број на столчиња за седење за присутните гости од делегациите и за останатите гости;  утврдување на место за претставниците на електронските и пе- чатените медиуми и за камерманите и фоторепортерите;  поставување и тестирање на аудиоопремата и на опремата за поврзување со камери;  соодветно осветлување;  дефинирање на местото за модераторот на изјавите за медиу- мите;  дефинирање на местото за толкувачите (доколку не се користи македонскиот јазик);  разработување на стратегија за влез и за излез на шефовите на делегациите; Мошне е важно однапред да се внимава на потребниот број на безжични микрофони за поставување на прашањата до шефовите на деле- гациите (доколки ги има). Изјавите за медиумите се дел од одговорностите на лицата задолжени за односи со јавноста и на специјалистите во оваа област, коишто го организираат и помагаат за овој дел од конференцијата. Вообичаено, со завршувањето на изјавите за медиумите, завршува и „отворениот“ дел од конференцијата, која продолжува во салата за пленарни седници со сегментот на панели. 4.6. Работен сегмент (панели) Дискусиите во панел/и е делот од конференцијата во кој се навле- гува во нејзината суштина, од содржински аспект. Задачи на членовите на секретаријатот се да овозможат овој сегмент да тече непрекинато и да служат како поддршка на делегациите, при кое било нивно барање. Имено, домаќинот на конференцијата (или од него одредено лице) започнува со краток вовед по темата, по што продолжува со модерирање на панелот помеѓу учесниците. Обврска на координаторот за билатерална 40

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? соработка е да ги изработи и да ги организира сите материјали коишто се неопходни за реализација на овој дел од конференцијата. Важно да се напомене дека шефовите на делегациите се обраќаат по азбучен ред, а домаќинот (модераторот) ги повикува еден по еден. Потребно е да се подготви листа за редослед со имињата на шефовите на делегациите, што е обврска на координаторот за меѓународна/регио- нална/билатерална соработка. Самото обраќање на домаќинот на конференцијата, „де факто“ е обврска на координаторот за политика и планирање, во координација и соработка со координаторот за односи со јавноста. По сесијата на обраќања, следи сесија на прашања и одговори, по која, пак, домаќинот објавува пауза и ги повикува присутните на локацијата предвидена за пауза. Во зависност од видот на конференцијата, истата може да продолжи со втор панел или со работен ручек. Поголемите конференции продолжу- ваат со панели и по работниот ручек, сè до нивното завршување истиот или следниот ден, со чинот на потпишување на финалниот документ. Од искуство, во контекст на должината на конференциите, доколку станува збор за министерска конференција, вообичаено е таа да има еден до два панели, а доколку конференцијата е од експертска природа, таа во еден ден може да има и четири панели. 4.7. Работен ручек Во зависност од бројот на панели и агендата на конференцијата, се планира и реализацијата на работниот ручек. Имено, работниот ручек може да се реализира помеѓу првиот и вториот панел, или, пак, помеѓу вториот и третиот панел. Постојат неколку опции за поставување и организација на работниот ручек. Имено, една од опциите е шефовите на делегациите да имаат една посебна, веќе поставена маса, додека за останатите делегации треба да е поставена т.н. „шведска маса“, или, пак, за сите гости ручекот да е поста- вен според принципот на „шведска маса“. Сето ова е тема на претходен договор во рамките на секретаријатот, а во соработка со домаќинот на 41

МБА Спец. Санде Смиљанов конференцијата. Потребно е уште еднаш да се потенцира дека храната е исклучително важен елемент од добрата организација. Пред реализација- та на настанот, предвид треба да се имаат сите ограничувања на секој од членовите на делегациите и во тој контекст, навистина не се дозволени отстапки. Секако, особено важен елемент е безбедноста на храната, што спаѓа во делокругот на одговорност на лицето задолжено за безбедност, во соработка со главниот координатор на секретаријатот и со носителот на конференцијата. 4.8. Завршување на работниот дел на конференцијата По завршувањето на утврдениот број панели и работни сесии, домаќинот на конференцијата ја прогласува истата за завршена и ги повикува шефовите на делегациите (или други овластени претставни- ци) на кратка пауза за подготовка на церемонијата за потпишување на заедничката изјава. 4.9. Потпишување на заедничка изјава, односно официја- лен документ кој произлегува од конференцијата Заедничката изјава која ја потпишуваат сите шефови на делегациите е претходно подготвена, усогласена и отпечатена во точно определен број на примероци (во согласност со бројот на делегации). Изјавата е подгот- вена и поставена во свечени папки опремени со пенкала, што е обврска на координаторот за протокол. Заедничката изјава се потпишува во салата за пленарна сесија, во салата за прес-конференција или, пак, во сосема друга сала. Најчесто, тоа е салата каде претходно е одржана прес-конференцијата, и тоа е така од практични причини, односно поради постоењето на доволно голем вре- менски период, секретаријатот, во соработка со хотелот, да ги постават сите елементи (периодот на реализација на панелите и работниот ручек). Важно е да се напомне дека потпишувањето на заедничката изјава го следат претставниците на медиумите, а нивната координација е обврска на координаторот за односи со јавноста или од него/неа одредено лице. 42

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Однапред треба да се одредат соодветен број лица коишто ќе бидат во функција на протокол на предметната активност (треба да се определат лица за вртење папки). Многу е значајно тие лица да бидат еднообразно облечени, во црни или во темносини одела, со бели кошули и вратоврски (соодветно за женскиот пол). Можеби звучи едноставно, но станува збор за сериозна задача – потпи- шување на изјава каде што ќе бидат присутни повеќе шефови на делегации. Тоа бара голема концентрација, заедничко извежбување и еднообразност. Текот на потпишувањето е следен: дефинираните лица за протокол на овој дел од конференцијата застануваат зад шефовите на делегациите и веќе им ги имаат поставено папките пред нив. По првото потпишување, првото лице заминува на последната позиција, а второто доаѓа на првата позиција, и сè така додека не се потпишат сите шефови на делегации. Многу е важно тоа да биде „војнички“ прецизно, да нема недоречености меѓу нив, да бидат еднобразни и да функционираат како часовник. Исто така, многу важен детаљ во врска со потпишувањето на заед- ничката изјава е координаторот за протокол да обезбеди убави наливни пера со мастило за сите потписници и да ги постави пред нив. Но, уште поважно е претходно истите да се проверат дали работат (од искуство знам дека честопати се случува при потпишување на вакви свечени заеднички изјави да не работи пенкалото). Дека тоа е мал детаљ кој го заборава и исклучително искусниот и професионален протокол на американските претседатели, покажува еден од примерите кој се поврзува со поранеш- ниот претседател на Соединетите Американски Држави, Барак Обама, кому при потпишување на слична ваква активност му се случило токму тоа. По потпишувањето на заедничката изјава, конференцијата и формал- но завршува, домаќинот се поздравува со гостите и си заминува.Доколку согласно предвидената агенда е предвидена посета на културно историски споменици или пак ако вип-личностите имаат таква желба се оди во посета на културна тура, нормално сето тоа се прави итно во соработка со постоја- ниот придружник и тим лидерот за лично обезбедување на министерот. Делегациите заминуваат, секоја според својот план, предводени од постојаниот придружник. 43

4. Имплементација

МБА Спец. Санде Смиљанов ДЕФИНИРАЊЕ НА ЗАЕДНИЧКАТА ИЗЈАВА Заедничката изјава, како документ произлегува од домаќинот, а по потврдата за присуство од секоја од делегациите, се праќа до делегациите. Следи првичното усогласување на текстот на изјавата, и тоа преку т.н. „деск-о- фицери“ (или раководната структура во делот на политиката и планирањето) за билатерална соработка. Финалното усогласувањето на заедничка изјава е исклучително важен дел од конференцијата, кој е во надлежност на координаторот за политика и планирање (и сродни функции). Имено, претставници на делегациите кои работат на усогласувањето на Заедничката изјава, најчесто тим од 2-3 претставници по делегација, по првичниот коктел („Ледокршачот“), работат на конечното усогласување на текстот кој шефовите на делегациите ќе го потпишат следниот ден, за време на официјалниот дел од конференцијата. Овој процес се базира на промени во финесите, имајќи предвид дека документот, генерално, е усогласен во претходниот период. Од технички аспект, потребно е да се напомене дека заедничката изјава е официјален документ кој произлегува од конференцијата и истата се изра- ботува на посебен тип на репрезентативна хартија т.н. „кунздрух“ хартија, со посебни ленти за одбележување. Сето тоа е „спакувано“ во репрезентативни, ексклузивни папки. 4.4. Официјален тек на конференцијата Со цел непречен и навремен почеток на конференцијата, потребно е гостите кои ги придружуваат шефовите на делегациите навремено да ги преземат потребните материјали и картички за идентификација и да го заземат своето место во главната сала каде се одржува пленарната сесија од конференцијата. Сиот останат персонал, исто така, еден до два часа пред почетокот на конференцијата, пристигнуваат на своето место и започнуваат со своите обврски. Претставниците на медиумите кои се акредитирани3 да го проследат настанот треба да пристигнат на лока- 3 Акредитацијата на претставниците на медиумите се врши во период од една седмица до неколку дена пред почетокот на конференцијата, најчесто започнувајќи со одр- жувањето на информативниот брифинг. Акредитацијата се врши на засебни формулари изработени од Одделението за односи со јавноста, кои се поставени на веб-страницата на конференцијата. Овие формулари, по процена на координаторот за односи со јавноста, се препраќаат и на соодветна безбедносна процена, пред конечното издавање на акредитација- та за следење на конференцијата. Поседувањето на акредитација не ја анулира безбед- носната проверка на самиот почеток на конференцијата ниту, пак, овозможува непречен пристап за претставниците на медиумите до сите сегменти на конференцијата. 38

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? цијата на конференцијата минимум 30 минути пред почетокот на истата, со цел вршење на безбедносни проверки, нивно навремено прифаќање од лице задолжено за односи со јавноста и поставување во главната сала каде ќе се одржи пленарната сесија. Кога станува збор за претставниците на медиумите, потребно е да се напомене дека поради претходно извр- шената акредитација, нивниот број и состав е веќе познат. Почетокот на конференција, особено од меѓународни размери, најчесто се планира за раните утрински часови, односно во периодот од 9.00 или од 10.00 часот. Во тој период сите учесници се веќе во салата за пленарна сесија, а се очекува пристигнувањето на домаќинот со приори- тетната/ните шеф/ови на делегации кои треба да земат активно учество на отворањето на конференцијата. Сценариото на отворањето на конференцијата и неговиот тек се во рацете на модераторот кој го најавува поздравното обраќање на до- маќинот на конференцијата, а потоа и консекутивно, обраќањето/њата на еден или на повеќе шефови на делегации. Модераторот или домаќинот на конференцијата им се заблагодару- ва на присутните и објавува кратка пауза заради групно фотографирање (за групната фотографија однапред се дефинира распоредот на стоење на шефовите на делегациите присутни на конференцијата) и давање на изјави за медиумите. Групната фотографија се реализира на соодветно, претходно дефинирано место, во соработка со лицата за односи со јав- носта. 4.5. Изјави за медиумите По реализацијата на заедничката фотографија, следува можеби најважниот дел од конференцијата кој ќе биде пренесен до јавноста, односно следат изјавите за медиумите. Изјавите за медиумите се реа- лизираат во салата за прес-конференции, претходно подготвена за оваа намена, во соработка со лицата за протокол и односи со јавноста. Кои се елементите на кои мора да се внимава при поставувањето на салата за прес-конференции?  поставување на паното со логото на конференцијата на адекватна висина; 39

МБА Спец. Санде Смиљанов  поставување на индикатори со мали знамиња на државите од каде што доаѓаат учесниците;  обезбедување на потребниот број на столчиња за седење за присутните гости од делегациите и за останатите гости;  утврдување на место за претставниците на електронските и пе- чатените медиуми и за камерманите и фоторепортерите;  поставување и тестирање на аудиоопремата и на опремата за поврзување со камери;  соодветно осветлување;  дефинирање на местото за модераторот на изјавите за медиу- мите;  дефинирање на местото за толкувачите (доколку не се користи македонскиот јазик);  разработување на стратегија за влез и за излез на шефовите на делегациите; Мошне е важно однапред да се внимава на потребниот број на безжични микрофони за поставување на прашањата до шефовите на деле- гациите (доколки ги има). Изјавите за медиумите се дел од одговорностите на лицата задолжени за односи со јавноста и на специјалистите во оваа област, коишто го организираат и помагаат за овој дел од конференцијата. Вообичаено, со завршувањето на изјавите за медиумите, завршува и „отворениот“ дел од конференцијата, која продолжува во салата за пленарни седници со сегментот на панели. 4.6. Работен сегмент (панели) Дискусиите во панел/и е делот од конференцијата во кој се навле- гува во нејзината суштина, од содржински аспект. Задачи на членовите на секретаријатот се да овозможат овој сегмент да тече непрекинато и да служат како поддршка на делегациите, при кое било нивно барање. Имено, домаќинот на конференцијата (или од него одредено лице) започнува со краток вовед по темата, по што продолжува со модерирање на панелот помеѓу учесниците. Обврска на координаторот за билатерална 40

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? соработка е да ги изработи и да ги организира сите материјали коишто се неопходни за реализација на овој дел од конференцијата. Важно да се напомене дека шефовите на делегациите се обраќаат по азбучен ред, а домаќинот (модераторот) ги повикува еден по еден. Потребно е да се подготви листа за редослед со имињата на шефовите на делегациите, што е обврска на координаторот за меѓународна/регио- нална/билатерална соработка. Самото обраќање на домаќинот на конференцијата, „де факто“ е обврска на координаторот за политика и планирање, во координација и соработка со координаторот за односи со јавноста. По сесијата на обраќања, следи сесија на прашања и одговори, по која, пак, домаќинот објавува пауза и ги повикува присутните на локацијата предвидена за пауза. Во зависност од видот на конференцијата, истата може да продолжи со втор панел или со работен ручек. Поголемите конференции продолжу- ваат со панели и по работниот ручек, сè до нивното завршување истиот или следниот ден, со чинот на потпишување на финалниот документ. Од искуство, во контекст на должината на конференциите, доколку станува збор за министерска конференција, вообичаено е таа да има еден до два панели, а доколку конференцијата е од експертска природа, таа во еден ден може да има и четири панели. 4.7. Работен ручек Во зависност од бројот на панели и агендата на конференцијата, се планира и реализацијата на работниот ручек. Имено, работниот ручек може да се реализира помеѓу првиот и вториот панел, или, пак, помеѓу вториот и третиот панел. Постојат неколку опции за поставување и организација на работниот ручек. Имено, една од опциите е шефовите на делегациите да имаат една посебна, веќе поставена маса, додека за останатите делегации треба да е поставена т.н. „шведска маса“, или, пак, за сите гости ручекот да е поста- вен според принципот на „шведска маса“. Сето ова е тема на претходен договор во рамките на секретаријатот, а во соработка со домаќинот на 41

МБА Спец. Санде Смиљанов конференцијата. Потребно е уште еднаш да се потенцира дека храната е исклучително важен елемент од добрата организација. Пред реализација- та на настанот, предвид треба да се имаат сите ограничувања на секој од членовите на делегациите и во тој контекст, навистина не се дозволени отстапки. Секако, особено важен елемент е безбедноста на храната, што спаѓа во делокругот на одговорност на лицето задолжено за безбедност, во соработка со главниот координатор на секретаријатот и со носителот на конференцијата. 4.8. Завршување на работниот дел на конференцијата По завршувањето на утврдениот број панели и работни сесии, домаќинот на конференцијата ја прогласува истата за завршена и ги повикува шефовите на делегациите (или други овластени претставни- ци) на кратка пауза за подготовка на церемонијата за потпишување на заедничката изјава. 4.9. Потпишување на заедничка изјава, односно официја- лен документ кој произлегува од конференцијата Заедничката изјава која ја потпишуваат сите шефови на делегациите е претходно подготвена, усогласена и отпечатена во точно определен број на примероци (во согласност со бројот на делегации). Изјавата е подгот- вена и поставена во свечени папки опремени со пенкала, што е обврска на координаторот за протокол. Заедничката изјава се потпишува во салата за пленарна сесија, во салата за прес-конференција или, пак, во сосема друга сала. Најчесто, тоа е салата каде претходно е одржана прес-конференцијата, и тоа е така од практични причини, односно поради постоењето на доволно голем вре- менски период, секретаријатот, во соработка со хотелот, да ги постават сите елементи (периодот на реализација на панелите и работниот ручек). Важно е да се напомне дека потпишувањето на заедничката изјава го следат претставниците на медиумите, а нивната координација е обврска на координаторот за односи со јавноста или од него/неа одредено лице. 42

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Однапред треба да се одредат соодветен број лица коишто ќе бидат во функција на протокол на предметната активност (треба да се определат лица за вртење папки). Многу е значајно тие лица да бидат еднообразно облечени, во црни или во темносини одела, со бели кошули и вратоврски (соодветно за женскиот пол). Можеби звучи едноставно, но станува збор за сериозна задача – потпи- шување на изјава каде што ќе бидат присутни повеќе шефови на делегации. Тоа бара голема концентрација, заедничко извежбување и еднообразност. Текот на потпишувањето е следен: дефинираните лица за протокол на овој дел од конференцијата застануваат зад шефовите на делегациите и веќе им ги имаат поставено папките пред нив. По првото потпишување, првото лице заминува на последната позиција, а второто доаѓа на првата позиција, и сè така додека не се потпишат сите шефови на делегации. Многу е важно тоа да биде „војнички“ прецизно, да нема недоречености меѓу нив, да бидат еднобразни и да функционираат како часовник. Исто така, многу важен детаљ во врска со потпишувањето на заед- ничката изјава е координаторот за протокол да обезбеди убави наливни пера со мастило за сите потписници и да ги постави пред нив. Но, уште поважно е претходно истите да се проверат дали работат (од искуство знам дека честопати се случува при потпишување на вакви свечени заеднички изјави да не работи пенкалото). Дека тоа е мал детаљ кој го заборава и исклучително искусниот и професионален протокол на американските претседатели, покажува еден од примерите кој се поврзува со поранеш- ниот претседател на Соединетите Американски Држави, Барак Обама, кому при потпишување на слична ваква активност му се случило токму тоа. По потпишувањето на заедничката изјава, конференцијата и формал- но завршува, домаќинот се поздравува со гостите и си заминува.Доколку согласно предвидената агенда е предвидена посета на културно историски споменици или пак ако вип-личностите имаат таква желба се оди во посета на културна тура, нормално сето тоа се прави итно во соработка со постоја- ниот придружник и тим лидерот за лично обезбедување на министерот. Делегациите заминуваат, секоја според својот план, предводени од постојаниот придружник. 43

МБА Спец. Санде Смиљанов 5. АНАЛИЗА НА ИЗВРШЕНАТА РАБОТА Анализата на сите извршени задачи, координацијата, синхрониза- цијата, тимската работа во рамките на секретаријатот, како и идентифи- кацијата на начините, како организацијата на една ваква конференција да се подобри, се врши во период од најмногу една недела по завршувањето на конференцијата4.Генералната анализа, всушност, се врши секојдневно, дури и во рамките на реализацијата на конференцијата. Самите коментари за време на паузите и во неформалните разговори можат да бидат соодве- тен сигнал за начинот на кој се реализира конференцијата и во таа насока треба да бидат земени како еден вид на аналитички податок. Круцијален фактор за успех на конференцијата е начинот на организација – дали сè се движи како „подмачкано“, дали сместувањето и исхраната се според стандардите, дали нема доцнење во однос на агендата на конференцијата. Дополнително, со цел да се задржи објективноста на анализата, истата може да се направи врз база на анонимни прашалници, пополне- ти од членовите на делегациите, а поврзани со техничките елементи на организацијата на самата конференција. Во тој контекст, споменатата анонимност е клучот за добивање на издржани одговори на прашалникот, кој ќе донесе вистинска анализа за степенот на успешност. При барањето на одговори за начинот и степенот на успешност, еден од стеикхолдерите се и самите членови на секретаријатот, вклучувајќи го и главниот координатор. Самооценувањето и оценувањето од сите засег- нати страни (во науката наречено „360 степени фидбек“) може да донесе најрелевантна оцена за тоа дали сè е добро завршено, каде се забележани мали пропусти и кои елементи од организацијата и функционирањето на тимот треба да претрпат поголеми подобрувања. Самоевалуацијата треба да содржи евалуација на тоа колку поставените цели се реализирани, кои грешки се детектирани, поради која причина тие се појавиле и како евентуално да се превенира во иднина. Практиката говори дека недостатоци имало, ќе има, и ќе продолжи да има, особено имајќи предвид дека станува збор за комплексни на- стани, со многу вклучени чинители, различни аспекти на организација и 4 “How to organize a conference – step by step manual”, IAPSS, стр. 22 44

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? висок интензитет на стрес, особено за лицата вклучени во секретаријатот. Она што е важно е сите потенцијални предизвици да бидат митигирани навремено, односно да не прераснат во поголеми проблеми кои ќе ја за- сенат основната цел на конференцијата. Исто така, од особена важност е да постои континуитет кај лицата кои се вклучени во организацијата на ваков вид настани, имајќи предвид дека тоа ќе овозможи научените лекции да бидат имплементирани од самиот почеток и да се оневозможи повторување на истите грешки одново. 6. ЗАКЛУЧОК Организацијата на еден повеќедневен, комплексен настан, барa тим од професионалци, секој во својата област на делување, поддржан од сопствени тимови за реализација на одговорностите и задачите, како и доволно време, елан, мотивација и средства за реализација. Станува збор за настан кој не само што ја става на тест репутацијата на земјата-домаќин, туку навлегува и во доменот на идните безбедносно-политички случувања помеѓу учесниците. Секоја ненамерна грешка или превид може да се протолкува на сосема поинаков начин и со тоа да ги загрози билатерал- ните, но и мултилатералните односи помеѓу учесниците. Очекувањата од информациите кои се дадени во Глава I на овој прирачник се, дека тие во голема мера ќе помогнат во процесот на подготовка, организација и реализација на еден комплексен настан како што е конференцијата. Делот II ќе се фокусира на практичните примери за организација на настани, активности и конференции, примери кои се од практичари – за – практичари и кои ќе помогнат при разработка на која било конференција или сличен настан во иднина. 45

5. Анализа и заклучок

МБА Спец. Санде Смиљанов 5. АНАЛИЗА НА ИЗВРШЕНАТА РАБОТА Анализата на сите извршени задачи, координацијата, синхрониза- цијата, тимската работа во рамките на секретаријатот, како и идентифи- кацијата на начините, како организацијата на една ваква конференција да се подобри, се врши во период од најмногу една недела по завршувањето на конференцијата4.Генералната анализа, всушност, се врши секојдневно, дури и во рамките на реализацијата на конференцијата. Самите коментари за време на паузите и во неформалните разговори можат да бидат соодве- тен сигнал за начинот на кој се реализира конференцијата и во таа насока треба да бидат земени како еден вид на аналитички податок. Круцијален фактор за успех на конференцијата е начинот на организација – дали сè се движи како „подмачкано“, дали сместувањето и исхраната се според стандардите, дали нема доцнење во однос на агендата на конференцијата. Дополнително, со цел да се задржи објективноста на анализата, истата може да се направи врз база на анонимни прашалници, пополне- ти од членовите на делегациите, а поврзани со техничките елементи на организацијата на самата конференција. Во тој контекст, споменатата анонимност е клучот за добивање на издржани одговори на прашалникот, кој ќе донесе вистинска анализа за степенот на успешност. При барањето на одговори за начинот и степенот на успешност, еден од стеикхолдерите се и самите членови на секретаријатот, вклучувајќи го и главниот координатор. Самооценувањето и оценувањето од сите засег- нати страни (во науката наречено „360 степени фидбек“) може да донесе најрелевантна оцена за тоа дали сè е добро завршено, каде се забележани мали пропусти и кои елементи од организацијата и функционирањето на тимот треба да претрпат поголеми подобрувања. Самоевалуацијата треба да содржи евалуација на тоа колку поставените цели се реализирани, кои грешки се детектирани, поради која причина тие се појавиле и како евентуално да се превенира во иднина. Практиката говори дека недостатоци имало, ќе има, и ќе продолжи да има, особено имајќи предвид дека станува збор за комплексни на- стани, со многу вклучени чинители, различни аспекти на организација и 4 “How to organize a conference – step by step manual”, IAPSS, стр. 22 44

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? висок интензитет на стрес, особено за лицата вклучени во секретаријатот. Она што е важно е сите потенцијални предизвици да бидат митигирани навремено, односно да не прераснат во поголеми проблеми кои ќе ја за- сенат основната цел на конференцијата. Исто така, од особена важност е да постои континуитет кај лицата кои се вклучени во организацијата на ваков вид настани, имајќи предвид дека тоа ќе овозможи научените лекции да бидат имплементирани од самиот почеток и да се оневозможи повторување на истите грешки одново. 6. ЗАКЛУЧОК Организацијата на еден повеќедневен, комплексен настан, барa тим од професионалци, секој во својата област на делување, поддржан од сопствени тимови за реализација на одговорностите и задачите, како и доволно време, елан, мотивација и средства за реализација. Станува збор за настан кој не само што ја става на тест репутацијата на земјата-домаќин, туку навлегува и во доменот на идните безбедносно-политички случувања помеѓу учесниците. Секоја ненамерна грешка или превид може да се протолкува на сосема поинаков начин и со тоа да ги загрози билатерал- ните, но и мултилатералните односи помеѓу учесниците. Очекувањата од информациите кои се дадени во Глава I на овој прирачник се, дека тие во голема мера ќе помогнат во процесот на подготовка, организација и реализација на еден комплексен настан како што е конференцијата. Делот II ќе се фокусира на практичните примери за организација на настани, активности и конференции, примери кои се од практичари – за – практичари и кои ќе помогнат при разработка на која било конференција или сличен настан во иднина. 45

II. Практични примери (1)

МБА Спец. Санде Смиљанов II ПРАКТИЧНИ ПРИМЕРИ 1. МЕЃУНАРОДНА КОНФЕРЕНЦИЈА МИНИСТЕРСКИ СОСТАНОК НА САД – ЈАДРАНСКАТА ПОВЕЛБА 1.1. Пример за концепт на министерскиот состанок Концептот е основен документ кој ја прокажува базичната идеја од која произлегува и организацијата на конференцијата. Истата е изра- ботена од о.е. за политика и планирање во институцијата, а одобрена од највисокото раководство (министер/ка, директор/ка). Конференција на министрите за одбрана на САД – Јадранската повелба „Заедничките предизвици и здружените решенија“ Датум: Локација: Концептуални забелешки: Оваа конференција претставува продолжение на процесот помеѓу земјите од САД – Јадранската повелба и земјите-набљудувачи, воспоста- вен како соодветен механизам за промовирање на регионалниот дијалог, унапредување на одбранбената соработка и зајакнување на националните капацитети во насока на постигнување на заедничката цел – Евроатлант- ска интеграција на регионот. Целта на Конференцијата е воспоставување на форум за дебата на теми како што се заедничките предизвици и здружени решенија, гло- балната економска криза и импликациите од неа на воените капацитети, НАТО-концептот за „Smart Defense“ („паметна одбрана“) и регионалната 46

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? одбранбена и безбедносна соработка во рамките на Јадранската група како ефикасен начин на „споделување и здружување“. Во овој контекст, земајќи ја предвид обврската од претходниот состанок на А5-министрите за одбрана, а во насока на зајакнување на здружените оперативни способности, подигнување на ефикасноста и постигнување на заедничките цели, ќе го искористиме академскиот инпут од експертите од Женевскиот центар за безбедносна политика и други експерти, ќе формираме работни групи (составени од повисоки цивилни и воени авторитети) и ќе ги одредиме областите за идни заеднички проекти врзани за модернизацијата и интероперабилноста. Оваа конференција ќе биде одлична прилика за реафирмација на посветеноста кон евроатлантската интеграција на земјите од Јадранската група по пат на ефикасно планирање и трошење на одбранбените буџети, како и паметна приоретизација на регионални проекти (потенцирајќи ја улогата на долгорочните и среднорочните планови и слични стратегиски документи). Во согласност со политиката на „отворени врати“ на НАТО, Конфе- ренцијата на министри за одбрана на Јадранската група ќе ја потврди поддршката за полноправно членство на Република Македонија во НАТО, прогресот на Црна Гора и поддршката за пристапување на Босна и Хер- цеговина кон Акциониот план за членство (МАП - MAP). Целта на Конференцијата во целост кореспондира со стратеги- ските цели на Женевскиот центар за безбедносна политика, за целосна поддршка кон академската анализа на политиката која се спроведува во рамките на евроатлантската безбедност. Од Конференцијата се очеку- ваат придобивки, во смисла на олеснување на процесот на донесување ефективни одлуки во врска со безбедносната политика од страна на политичките лидери, поддршка во рамките на напорите за формирање на одржлив развој на способностите, обезбедување јасно разбирање на претстојните предизвици, како и усвојување на заеднички решенија, едновремено потенцирајќи ја важноста на регионалната соработка во поглед на евроатлантските интеграции. 47

МБА Спец. Санде Смиљанов На Конференцијата ќе присуствуваат министрите за одбрана на земјите од Јадранската повелба и земјите-набљудувачки, претставници од Министерството за одбрана на САД и претставници од НАТО во Бри- сел, претставници од евроатлантските совети на земјите од Јадранската повелба и земјите-набљудувачи, истакнати претставници на академската заедница и на Женевскиот центар за безбедноста политика, дипломати, НАТО-советодавниот тим во Република Македонија, советодавниот тим на Буз Ален и Хамилтон, претставници од Министерството за надворешни работи и од Собраниската комисија за одбрана, од невладиниот сектор итн. *** 1.2.Пример за сценарио на конференцијата Сценариото е еден од основните документи кои на едно место ги систематизираат сите можни елементи кои се појавуваат при организација на една конференција. Сценариото се пишува на самиот почеток (во него- ва основна форма), а се надградува до периодот веднаш пред почетокот на конференцијата. Изработката и измените се директно во надлежност на главниот координатор на секретаријатот, а со финалната содржина на сценариото треба да бидат запознаени сите лица кои се директно инволвирани во реализацијата на конференцијата. Во продолжение е претставено сценарио на меѓународната конференција на министрите за одбрана на САД – Јадранската повелба. 48

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? СЦЕНАРИО (ДРАФТ 1) за Конференцијата на министрите за одбрана на САД – Јадранската повелба „Заеднички предизвици и здружени решенија“ Локација, датум Предлог-официјална делегација од МО на РМ (Забелешка: потребно е да се утврди конечна делегација) - _________, министер за одбрана - _________, началник на Генералштаб на Армијата - _________, заменик-министер - _________, државен секретар - _________, раководител на СМС - _________, помошник-раководител на СМС - _________, државен советник за човечки ресурси (Забелешка: да се дефинира) - _________, шеф на Кабинетот (Забелешка: да се дефинира) - _________, државен советник за политика, планирање и финансии - (Други можни учесници?) -претставници на Генералштабот на Армијата. А) Временска рамка за оперативност Се поставува СЕКРЕТАРИЈАТОТ во хотелот со сите неопходни еле- менти (технички и персонално да биде подготвен и ставен во функција најдоцна до ________ часот на _________). 49

МБА Спец. Санде Смиљанов Б) ПРЕД пристигнување на делегациите  Тимот за координација на хотелските активности – (име и презиме на одговорно/и лице/а),(се вклучуваат и други по потреба), во координација со координаторот за безбедност, ги подготвува собите. Во собите на ВИП-го- стите се сместуваат подароците од министерот за одбрана (плус вино, рекламен материјал за Македонија, програмата за конференцијата), а кај сите други учесници се става по едно шише вино и рекламен материјал. Потребно е да се стави картичка “With compliments, Ministry of defense of the Republic of North Macedonia” (обврска на Секретаријатот/Секторот за меѓународна соработка). Тимот за координација на хотелски активности треба да води сметка собите на сите членови на делегацијата да бидат една до друга (доколку постои можност), а собата на обезбедувањето да биде до ВИП-гостинот. В) Во попладневните часови – ПРЕЗЕМАЊЕ, ТРАНСПОРТ И СМЕ- СТУВАЊЕ НА ДЕЛЕГАЦИИТЕ Секоја делегација, во согласност со редот на летање/пристигнување на граница се презема од тим кој претходно се формира. Лице за контакт од СМС, кое воедно ќе биде и лице за протокол за секоја делегација, е секое лице определено за придружба од страна на координаторот за протокол и/или логистика __име и презиме на одговорно лице__. Податоците за лицата за придружба, сукцесивно се вметнуваат во листата на учесници ( обврска на име и презиме на одговорно лице ). Лицето за придружба на делегацијата има обврска да биде во постојана врска со транспорт и МВР-координаторот, име и презиме на одговорно лице и контакт. Организацијата на транспортот во безбедносен контекст е во надлежност на координаторот за безбедност (име и презиме на одговорно лице), во координација со Министерството за внатрешни работи. Придружникот има обврска да ги земе патните исправи или друг документ за идентификација (лична карта) на членовите на делегацијата и ВИП-лицето, веднаш по тргнувањето од аеродром/граничен премин. 50

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Воедно, при пречекот, лицето за придружба ги информира чле- новите на делегациите дека коктелот на кој е домаќин министерот ______________ започнува во 19 часот и дека истиот се одвива во хотел- ското лоби. Потсетува за соодветна облека. Активностите врзани за конференцијата започнуваат во 19 часот со коктел во хотелското лоби (да се потврди локацијата) каде што се наоѓа поставка за видеопроекција на филм за Армијата. Коктелот го отвора министерот за одбрана, ______________, со при- годно кратко обраќање на тема „20 години од формирањето на Армијата“ (обврска на координаторите за политика и планирање и за односи со јавноста, име и презиме на одговорни лица). НАПОМЕНА: Да се обезбеди присуство на преведувач од македон- ски на англиски јазик и обратно (обврска координаторите за меѓународна соработка и за протокол, име и презиме на одговорни лица). Обраќањето да не биде подолго од 2-3 минути. Коктелот продолжува до 21 часот. Г) 21.00 – КОКТЕЛОТ ЗАВРШУВА По коктелот, деле- гациите имаат слободно време, освен претстав- ници на работната група која ќе работи на усогла- сувањето на заедничката изјава (име и презиме на одговорни лица). Работна- та група за заедничката изјава работи во про- сторија на мезанинот на Слика 1: Фотографија од Коктелот на министер- хотелот, предвидена за скиот состанок на САД - Јадранската повелба во билатерални средби на 2012 година датум, во локација. 51

МБА Спец. Санде Смиљанов Персоналот од МО инволвиран во организацијата на конференцијата: членови на секретаријатот, дополнителни лица за протокол, односи со јав- ност, К-4, ГШ на АРМ, СПП и др. остануваат да ја подготват салата за пленар- ната сесија, по што следи подготовка на папки, банери, постери, рекламен материјал, беџови и сè останато. Седењето е дефинирано – форма „П“. Се подготвува и салата за прес-конференции, освен ако секрета- ријатот-координаторот за односи со јавност, име и презиме на одговорно лице не одлучи истата да биде ставена во функција на 28 (во тој случај, салата за прес-конференции е веќе подготвена на 28. попладнето). Да се утврди КОГА и да се вмете како точна информација! Се подготвуваат и салите за билатерални средби, во согласност со агендата. Д) ДЕН НА ОДРЖУВАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИЈАТА, ДАТУМ! Делегациите појадуваат во хотелскиот ресторан. 08.30 – ПОЧЕТОК НА КОНФЕРЕНЦИЈАТА Гостите кои доаѓаат од надвор од хотелот, влегуваат на „споредната“ врата на „Александар Палас“, која води директно до салите и пред самата конференциската сала вршат регистрација (обврска на секретаријатот, _име и презиме на одговорното лице). Слика 2: Фотографија од отворањето на министерскиот состанок на САД - Јадранската повелба во 2012 година 52

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Конференцијата официјално започнува во 08.30 часот Сите учесници се во салата за пленарна сесија. Се очекува при- стигнувањето на претседателот/ премиерот кои треба да земат активно учество на отворањето на конференцијата. Државниот врв пристигнува. Присутните учесници седнуваат. Министерот за одбрана ___________________ (во улога на домаќин на конференцијата) ги најавува претседателот /премиерот. Се обраќаат претседателот/премиерот (доколку се обраќаат и двајцата, министерот го најавува прво премиерот, па претседателот – да се потврди од страна на координаторот за протокол, име и презиме на одговорно лице). Министерот за одбрана им се заблагодарува и објавува кратка пауза заради групно фотографирање и давање на изјави за медиумите. Околу 08.50-09.20: ИЗЈАВИ ЗА МЕДИУМИТЕ (министрите за од- брана и други шефови на делегации се упатуваат кон прес-салата каде се даваат изјави за медиуми, координација со име и презиме на одговорно лице) Слика 3 : Изјава за медиумите 53

МБА Спец. Санде Смиљанов ГРУПНА ФОТОГРАФИЈА. Да се утврдат местата за стоење на ше- фовите на делегации. (Забелешка: За локација за групната фотографија, сугестија од хотелот се скалите кај фоајето што може да е прифатливо, но бројката на лица која ги собира на скалите е дискутабилна). Да се дефинира помеѓу координаторите за протокол и за одно- си со јавноста, име и презиме на одговорни лица. По пресот и Слика 4: Групна фотографија од министерскиот групната фотогра- состанок на САД – Јадранската повелба фија, учесниците се во 2012 година упатуваат назад кон салата за пленарна сесија и започнува формалниот дел на конферен- цијата. ~ 09.20-10.50-Панел 1: Панел на министрите за одбрана. Модера- тор: министерот за одбрана, __________________. Министерот за одбрана има краток вовед по темата и започнува со модерирање (не повеќе од 1 мин.), обврска на координаторите за политика и планирање и за односи со јавноста, име и презиме на одговорни лица. Министрите и шефовите на делегации се обраќаат по азбучен ред, а министерот ги повикува еден по еден (да се подготви редоследна листа со имиња на министрите/ шефовите на делегации – обврска на координато- рот за меѓународна соработка и/или секторот за меѓународна соработка). Министерот за одбрана, _______________, има свое обраќање на овој панел. Обврска на координаторите за политика и планирање и за односи со јавноста, име и презиме на одговорни лица. Следи сесија на прашања и одговори. 54

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? ~ 10.50 По завршувањето на прашањата и одговорите, министерот за одбрана објавува пауза во согласност со програмата и ги повикува присутните на кафе во хотелското лоби. Додека трае паузата панелистите се подготвуваат за панел 2 (внатре во салата за пленарна сесија). При крај на паузата, лицата од протокол име и презиме на одговорни лица, ги повикуваат учесниците да влезат во салата за пленарна сесија, за да се подготват за почетокот на Панел 2. 11.10: Почеток на Панел 2 Модератор на панел 2 е _______________ (кој претходно ја добива листата со пријавени панелисти за неговиот панел) и истите ги најавува еден по еден. По завршувањето на обраќањето на панелистите, следи сесија на прашања и одговори. Околу 12.30 часот, односно по завршувањето на сесијата прашања и одговори следи пауза за ручек (модераторот ги информира присутните за паузата за ручек во хотелскиот ресторан). ~ 12.30 РУЧЕК (Работен ручек) • Отворено прашање:Дали да има посебна маса наместена само за министрите/ шефовите на делегациите? Дали и министрите ќе се служат сами или ќе бидат послужувани? ДА СЕ ДЕФИНИРА СО МИНИСТЕРОТ о б в р с к а н а координаторот за протокол) Останатите учесници се послу- жуваат сами по прин- ципот „шведска маса“. Слика 5 : Фотографија од Работен ручек на министер- скиот состанок на САД - Јадранската повелба во 2012 година 55

МБА Спец. Санде Смиљанов Во 14.00 часот, паузата за ручек завршува и лица од протокол дис- кретно ги повикуваат учесниците да привршуваат и да се вратат во салата за пленарна сесија за да се подготват за следниот, панел 3. ~ 14.00-15.30-Панел 3 Модератор на третиот панел е ______________ (претходно ја добива листата на пријавени панелисти и ги најавува еден по еден). По завршу- вањето на обраќањето следи сесија на прашања и одговори. Околу 15.30 завршува панел 3 и модераторот објавува пауза за кафе. Панелистите од панел 4 се подготвуваат во салата за пленарна сесија. Околу 15.40 лица од протокол ги повикуваат учесниците да се вра- тат во салата за пленарна сесија, каде се очекува да почне панел 4, кој го модерира министерот за одбрана. ~ 15.45-Панел 4 Модератор на Панел 4 е министерот за одбрана, ______________. Министерот добива листа на пријавени панелисти однапред и ги најавува еден по еден. По завршувањето на Панелот 4 следи сесија на прашања и одговори. ~ 17.15 часот По завршувањето на сесијата на прашања и одговори Министерот за одбрана, _______________ ја прогласува конференцијата за завршена и ги повикува министрите за одбрана (или други овластени претставници) на земјите од САД – Јадранската група да ја потпишат Заедничката изјава. 56

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? ~ 17.15-17.30 ПОТПИШУВАЊЕ НА ЗАЕДНИЧКА ИЗЈАВА Заедничката изјава е предходно подготвена, усогласена и отпеча- тена во 6 примероци и местена во свечени папки, опремени со пенкала. (Забелешка: обврска на Секретаријат/СМС). Слика 6: Фотографија од потпишувањето на заедничката изјава на крајот на министерскиот состанок на САД – Јадранската повелба во 2012 година Слика 7: Фотографија потпишана заедничка изјава од страна на министрите од министерскиот состанок на САД - Јадранската повелба во 2012 година 57

МБА Спец. Санде Смиљанов Заедничката изјава ќе се потпишува во Салата за прес на претходно подготвена бина со маси и столици (обврска на секретаријатот во сора- ботка со хотелот). Потпишувањето на Заедничката изјава го следат претставниците на медиумите! (Обврска на координаторот за односи со јавност). (Треба да се определат лица за вртење папки)! Слика 8: Фотографија од потпишувањето на заедничката изјава на крајот на министерскиот состанок на САД – Јадранската повелба во 2012 година По потпишувањето на заедничката изјава, формално завршува Конференцијата на министрите за одбрана на САД – Јадранската повел- ба. Министерот ______________ се поздравува со гостите и заминува. Делегациите заминуваат, секоја според својот план, во придружба на назначениот офицер. 58

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? ОСТАНАТИ ОБВРСКИ Потребно е да се изготви листа на гости за коктелот на 28 март (освен делегациите однадвор, кои се веќе дефинирани). Потребно е да се изработи листа по азбучен ред на министри за одбрана и други шефови на делегации за министерот за одбрана да ги најавува по ред на панел 1. Потребно е да се изработи мапа на точките на кои имаме активности во хотелот и таа да биде составен дел на буклетот (електронска мапа е достапна на веб страната на хотелот). Потребно е видно означување на точките на движење (пленарна сесија, прес, секретаријат, билатерални средби, ресторан, фоаје за кафе паузите и сл.) Да се провери дали идејното решение за логото е финално (порт- парол да потврди) и дa се изработи и во „landscape“ со цел апликација на истото на банерите и на останатиот рекламен материјал. (во постапка). 1.3. Предлог -формулар за регистрација и официјално писмо - покана Формуларот за регистрација е првиот документ со кој се соочуваат поканетите лица/институции и во тој контекст, истиот мора да биде фор- мален, јасен, лесен и разбирлив. Формуларот мора да биде препознатлив на институцијата која го испраќа, да потпаѓа под нејзините графички стандарди на изработка (официјално лого, официјална боја, официјален фонт) и мора да биде испратен од официјална e-mail адреса (во случајот со Министерството за одбрана, тоа е адреса која завршува на @mod.gov. mk). 59

МБА Спец. Санде Смиљанов Скопје,______март, 2012 Почитувана колешке, Би сакал да ја искористам оваа можност, во мое лично име и во име на Министерството за одбрана на Република Македонија, да Ви ги упатам изразите на моето највисоко почитување и да Ви го честитам поставувањето на новата должност- Министер за одбрана на Црна Гора. Во оваа прилика би сакал да Ве информирам за претстојната Конференција на министрите за одбрана на САД - Јадранската Повелба „Заеднички предизвици и здружени решенија“, која ќе се одржи на 29 Март 2012 година во Скопје во наша организација и да истакнам дека би ни било навистина драго кога и Вие би присуствувале и би дале личен придонес кон квалитетот на настанот. Генералната тема на Конференцијата ќе ги обедини на едно место претставниците на извршната власт, истражувачите од оваа област, воените авторитети како и претставниците на невладиниот сектор и експертската заедница и очекуваме истата да иницира продуктивна дискусија и размена на мислења и искуства. Дополнително, оваа Конференција е од големо значење за нас бидејќи истата претставува составен дел од Годишната програма за одбележување на еден од најзначајните јубилеи за нашата земја-20 годишнината од формирање на Армијата на Република Македонија. Истакнувајќи го уверувањето дека нашите земји споделуваат исти евро – атлантски вредности, заеднички очекувања и надежи за целиот Регион, искрено се надевам дека ќе ја прифатите поканата и ќе го потврдите Вашето ценето присуство најдоцна до 21. март 2012 година. Деталите во врска со настанот ќе Ви бидат дополнително доставени од Секторот надлежен за организација на истиот. Во очекување на Вашата посета во Македонија, ја користам оваа можност, уште еднаш, да Ви ги упатам изразите на моето најдлабоко почитување. Со почит, Фатмир Бесими До Н.Е. г-ѓа Милица Пејановиќ Ѓуришиќ Министер за одбрана на Црна Гора Подгорица Слика 9: Пример за официјална покана за учество на Меѓународната конференција на САД – Јадранската повелба во март 2013 година во Скопје 60

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? US-ADRIATIC CHARTER DEFENCE MINISTERIAL “Motto of the Conference“ Period, Month, Year City, Country REGISTRATION FORM (Please e-mail to POCs or send registration form to fax no.: +389 (0)2 YXX ZZZZ, NLT Month, Date, Year) GENERAL INFORMATION Name: ХХХХХХХХХХХХ Gender: Male Female Rank CIV (Level)/ OF- Number Country: XXXXXXXXXXX Passport number: XXXXXXXXXXX Work title: XXXXXXXXXXX Telephone no.: _____________________________________________ Mobile no.: _____________________________________________ Fax no.: _____________________________________________ E-mail address: _____________________________________________ MoD web address: XXXXXXXXXXX 61

МБА Спец. Санде Смиљанов TRANSPORTATION INFORMATION (Please submit info to the POC NLT Month, Date, Year) Date, time and place of arrival XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Date, time and place of departure XXXXXXXXXXXXXXXXXXX OTHER INFORMATION Dietary requirements (if yes, please specify) YES ______________ NO Need for interpretation YES NO Request for bilateral meeting (if YES, please specify) YES _________NO Confirmation for participation on Panel _____on “_________________ __________________________________________” (please provide details NLT Month, Date, Year) Other_______________________________________________________ *** 1.4. Предлог-финансиска конструкција за организација на меѓународна конференција Буџетот е основа на целата конференција и сите предвидени ак- тивности. Без буџет, едноставно не постои конференција, а уште помалку конференција од меѓународен карактер. Имајќи предвид дека е навистина тешко да се предвидат сите елементи од самиот почеток, во продолжение е претставена предлог финансиска конструкција чии елементи би можеле да бидат соодветна водилка за планирање на одредени идни конференции од таков вид, карактер и опсег. Сумите дадени во финансиската конструк- ција се ориентирни и се поставени за од нив да може да се екстраполира една финална сума на чинење за цела предметна активност. 62

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? # АКТИВНОСТ ЦЕНА НА ЧИНЕЊЕ Хотелско сместување и дневници за ангажираните 30 лица: за протокол, логистика, меѓународна соработка, 1. политика и планирање, односи со јавноста, комуника- 300.000 денари ции и информатички потреби и обезбедување. 2. Транспорт (изнајмување на ВИП-возила) 130.000 денари Изнајмување и опремување на Конференциски сали 3. во хотел од висока категорија (сала за секретаријат/ 90.000 денари сала за прес/сала за билатерални средби) Свечено отворање – коктел (шведска маса) во фоајето 4. 140.000 денари на хотелот Свечен ручек во една од салите на хотелот + неколку 250.000 денари 5. кафе-паузи Репрезентативен материјал за конференцијата (папки, тетратка, хемиски пенкала, печатење на колор брошура, хартиени кеси, рекламни паноа, индикатори, 355.000 денари 6. вино, беџ легитимација, CD/DVD/USB промотивен подарок, хартиени кеси) Пакет за добредојде кој што се поставува во апартма- 7. 40.000 денари ните на ВИП- личностите Изнајмување на конференциска опрема, озвучување и опрема за симулиран превод и конференциска опрема, персонални компјутери и воспоставување 120.000 денари 8. на интернет врска и дневници за 10 ангажирани лица во тој домен 9. Цветен аранжман + три икебани 35.000 денари 10. Исхрана за техничкиот персонал 50.000 денари Аванс за тековни непланирани трошоци и дневници 11. 30.000 денари за ангажирани лица ВКУПНО: 1.540.000,00 денари 63

МБА Спец. Санде Смиљанов 2. НАЦИОНАЛНИ АКТИВНОСТИ ОД ОБЛАСТА НА ОДБРАНАТА И БЕЗБЕДНОСТА 2.1. Организација на настан – Централна прослава по повод Денот на Армијата, 18 Август 2.1.1. Церемонии за доделување награди Во Армијата на Република Северна Македонија церемониите за доделување награди се прават за време на Денот на Армијата – 18 Август, а на тој настан се вклопува и делот каде што се врши унапредување во повисоки чинови во Армијата (на пр. од чин полковник во чин генерал), или одликувања за посебно покажани резултати во извршувањето на нашите мисии во Ирак, во Авганистан и други мировни мисии. Дополни- телно, можат да се доделат и разни стимулативни мерки на офицерите и на подофицерите за покажаните резултати во изминатата година. На ваков вид настани потребно е сите елементи да се беспрекорно испланирани и реализирани, а за тоа се потребни следниве елементи: 1. Внимателно да се размисли кои лица ќе бидат поканети. 2. Да се одреди времето- тајмингот. 3. Секогаш да се има резервен план. 4. Да се направат сите неопходни подготовки за исхраната по активноста. 5. Да се има на ум и за лицата кои што имаат посебни потреби. 6. Да се обезбеди доволно време за решавање на сите предизвици со кој што може да се соочиме за време на настанот. 7. Лицата кои што ќе бидат наградени да се запознаат со ком- плетното сценарио на настанот и местото каде што ќе им бидат врачени наградите. 8. Лицата кои што ќе добијат награди да им се ублажи стресот. 9. За време на коктелот пожелно е да не се служи алкохол. 64

II. Практични примери (2)

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? 10. Однапред да се предвидат соодветни подароци за наградените учесници. 11. На крајот од активноста треба да се предвиди место за групна фотографија со сите учесници на настанот. 12. Во сценариото на настанот да се испланира како и кога ќе заврши настанот5. 2.1.2. Организирање на свеченост по повод Денот на Армија- та на Република Северна Македонија, 18 Август Денот на Армијата е клучната свеченост на безбедносните сили секоја година и таа побарува совршено планирање и реализација. Во продолжение се дел од елементите за кои треба да се размислува: 1. За реализација на голем и свечен настан од овие размери, по- требно е да се вложи многу труд и пожрт- вуваност на тимот кој што го води настанот. Лидерот на тимот, односно советникот за протокол мора да биде флексибилен со сите инволвирани учесници на настанот, но тоа не треба да ја загрози хиерар- Слика 10: Од одбележувањето на Денот на Армијата во 2019 година – Езерски комплекс, Охрид хиската структура. Напротив, за сè да биде неприкосновено и без грешка мора секој учесник да си го знае својот дел од работата, и како дел од мозаикот, на крајот сите да формираат една целина, а тоа е протоколарната услуга кон внатрешните и надворешните гости. 5 Организирање на настани (2010), БАС, Скопје 65

МБА Спец. Санде Смиљанов 2. Офицерот за протокол во Кабинетот на началникот на Генерал- штабот (НГШ) на Армијата изготвува Наредба во која што се состојат сите елементи неопходни за реализација на свеченоста. 3. Се одредува носител на активноста, односно координатор на настанот; 4. Наредбата на НГШ на Армијата ги изнесува деталите поврзани со организацијата: ангажман на тимови за реализација на настанот (гарда, воена полиција, медицинска поддршка, логистика и друго). 5. Се одредуваат лица од сите единици кои што имаат организаци- они способности и добро го владеат Англискиот јазик, во функција на лица за протоколарна поддршка. Истите ќе бидат одговорни за прифаќање и сместување на гостите; 6. Во Наредбата се наведуваат обврските на единиците за целосна реализација на настанот и тоа: а) Полкот за специјални операции, Воздухопловниот ВИНГ и други предвидени единици за учество во централниот настан, да подготват програма со методско – показни вежби (слетување на специјалците со падобрани на местото на настанот; воено дефиле со воздушната флота на воздухопловниот ВИНГ на местото на настанот; тактичко-технички збор на Армијата со борбената опрема), и други активности на единиците пред- видени во Програмата за реализација на централниот настан; б) Се одредува местото и локација каде што ќе се одржи цен- тралната прослава; в) Се донесува Програма за одбележувањето на Денот на Ар- мијата; 7. Се изработува листа на ВИП - личности кои што ќе бидат пока- нети на настанот; 8. Се подготвуваат Покани кои до сите ВИП - личности според протоколарната листа на РСМ. На поканата како домаќини се наведени началникот и министерот/ката, поканите треба да бидат испратенинај- малку петнаесет дена пред настанот, на истите во десниот долен агол 66

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? стои контакт телефон на кој што треба поканетите гости да го потврдат или откажат своето присуство. 9. Се изработува сценарио со комплетна сценографија по точно утврдени тајминзи, каде што сè е утврдено од самиот почеток до крајот на настанот; 10. Гардискиот баталјон и Воениот оркестар треба да се подготват за реализација на централниот настан, и тоа со потребен број на гардисти, а исто така треба да обезбедат разни видови на материјални средства и тоа:  бина;  црвени тепих – патеки;  лепези со знамиња на РС. Македонија;  тепих;  говорници;  озвучување;  столпчиња со јажиња за место на движење на новинарски екипи и друго. 11. Да се обезбеди културно – уметничкиот дел: вокални солисти за изведување на националната химна на РС Македонија, хорови и разни други уметници кој што се предвидени за учество на централниот настан (доколку се предвидени); 12. Воената полиција и Воената служба за безбедност и разузна- вање, во соработка со МВР треба да си ги превземаат сите неопходни мер- ки од безбедносен карактер на настанот, и тоа: обезбедување на местото каде што ќе се одржи настанот, одредување на потребен број на паркинзи за сместување на возилата на ВИП– гостите, и нивно обезбедување; 13. Протоколот да обезбеди листа со шема на седење на сите по- канети вип – гости, и на столчињата за седење да залепи индикатори со нивно име и презиме. 14. Секторот за логистика во МО и одделот Ј-4 во ГШ на Армија- та треба да ги обезбедат сите неопходни подготовки за реализација на 67

МБА Спец. Санде Смиљанов централната прослава од областа на логистиката, и тоа: да се обезбедат потребен број на воени моторни возила за превоз на сите учесници кои што работат на реализација на протоколарниот настан; и на денот на настанот за сите гости кои што немаат превоз, истото да се обезбеди до местото на централната прослава и назад; 15. Да се обезбеди потребен број на професионални војници кој ќе бидат на располагање како техничка поддршка на настанот, односно да помогнат за време на поставувањето на штиците, бините столчињата, тендите и др.; 16. Да се обезбеди потребен број на ложи подложени од штици за бината; 17. Да се обезбеди потребен број на тенди, фотелји и столчиња за седење на вип – гостите на настанот; 18. Координаторот на централниот настан односно советникот за протокол во соработка со протоколот на ГШ на Армијата и Секторот за меѓународна соработка во МО на РС Македонија, треба да обезбеди најмалку две проби, и на еден ден пред настанот да се одржи Генерална проба каде што врши симулација на настанот со статери и се реализира по предвиденото Сценарио од самиот почеток до крајот на настанот. 19. Координаторот на централниот настан треба да има планирано и план Б, и тоа на пример: друга локација и простор за организирање на централниот настан; исто така, доколку има каков било проблем на при- мер: ако е предвидено да се одржи настанот на отворено и во моментот заврне дожд, Планот Б ќе овозможи алтернација на објект од затворен карактер. 20. Секојдневно се прават подготвителни состаноци со сите ин- волвирани учесници за реализација на настанот. На тие состаноци секој од учесниците информира за текот на извршувањето на задачите, и со каков вид на проблеми се соочува (доколку ги има). 21. Координаторот однапред се договара со телевизиската куќа, вообичаено оваа активност директно се пренесува на националниот радиодифузен сервис, и на состаноците со режисерот се договараат за 68

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? сите детали како ќе се одвива настанот. Потоа се изработува Сценарио и од страна на телевизијата, во кое треба да бидат точно предвидени сите тајминзи без правење на паузи, затоа што целиот настан се емитува во живо. 22. Се одредува модератор – водител на настанот од редовите на Армијата (се препорачува да е носител/на на офицерски чин) 23. Кабинетите на Министерот за одбрана, Кабинетот на ГШ на Армијата и Кабинетот на Претседателот на РСМакедонија подготвуваат пригодни говори, односно обраќања не подолги од пет – до десет минути. 24. Се реализира подготвителен брифинг со претставниците на медиумите каде тие детално се информираат за централниот настан и нивното присуство на истиот; 25. Кабинетот на НГШ на Армијата, односно одделот Ј-1 во ГШ на Армијата подготвува Наредби за унапредување во чин Генерал (доколку истото се предвидува), исто така се прават предлози за одликување на старешини кои што покажале посебни резултати во својата работа. Потоа предлозите се доставуваат до Кабинетот на Претседателот и тој доколку е согласен (по негова анализа и разгледување) ги потпишува Указите за предложените унапредувања во чин Генерал, и предложените одлику- вања. Истите се читаат и церемонијата на доделување се извршува на централниот настан. Чиновите им ги врачува Началникот на ГШ на Армија- та, а потоа им честитаат Претседателот и Министерот за одбрана. Истата постапка е и за одликувањата на старешини. Во овој дел од програмата се вклопени и доделувањата на разни видови на награди и стимулативни мерки на офицерите и подофицерите за изминатата година. 69

МБА Спец. Санде Смиљанов 2.2. Официјална посета на министерот за одбрана на кон- тингентот македонски војници во мисијата ИСАФ во Авганистан (пример план) Посетите на високото раководство, особено во земји со намалено ниво на безбедност, како Авганистан, секогаш претставуваат комплексен подвиг за организација. Иако примерот претставен подолу не е пример за организација на конференција, размислувањето за исклучително голем број на елементи може да придонесе и кон унапредување на сеопфатноста во пристапот кон организацијата на конференции. Табелата детално разработува посета на министер за одбрана на македонскиот контингент во мисијата на Алијансата во Авганистан (ИСАФ, до 2014 година), од самиот почеток на организација до по реализацијата на посетата. Слика 11: Официјална посета на министерот за одбрана на контингентот македонски војници во мисијата ИСАФ во Авганиста 70

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? # Операциии носител Ресурси Ризични состојби Забелешка 1. Праќање на Известу- Праќање на Доколку од Цен- Понекогаш се вање од деск офицерот електронска тралната команда случува некој во Одделението за би- пошта; на USCENТCOM, со од министри- латерална соработка седиште во Тампа те, и покрај тоа во Секторот за меѓу- Телефонски – Флорида во САД, што имаат до- народна соработка на разговор. негативно се про- биено негатив- МО до Централната изнесе за безбед- но мислење од команда на USCENCOM, носната состојба USCENTCOM-ко- со седиште во Тампа во тој период, МО мандата, тие, на – Флорида во САД, за во принцип мора да своја одговор- обезбедување на со- ја почитува истата. ност, да одлучат гласност за посетата да патуваат за на МО на нашиот кон- Авганистан. тингент на војници во Понекогаш за- ИСАФ- мисијата во Ка- тајува корес- бул, Авганистан поденцијата на МНР со своите Доставување на инфор- амбасади. Од тие мација до Министер- причини дирек- ството за надворешни тно се доставува работи на РСМ, и потоа информацијата тие го проследуваат до од страна на МО нашата амбасада во на РСМ до соод- соодветната земја. ветната амбаса- да. 2. Обезбедување на по- План за реали- За реализација стапки и усвојување зација на посе- на предвиде- на предлог Програмата тата. ната посета за посетата на нашиот неопходна е Контигент на војници меѓусебна ко- во ИСАФ – Авганистан, ординација на во координација со на- Советникот за шиот воен аташе во протокол во Ка- соодветната земја, ко- бинет на МО, со мандантот на нашиот шефот на про- Контигент во ИСАФ, со токол во СМС, предходно одобрување а понекогаш и на војската на САД. со офицерот за протокол во КНГШ. 71

МБА Спец. Санде Смиљанов 3. Подготовка на Програ- Програма; ма за посетата и усвоју- Агенда по точ- вање на истата од стра- ки каде сè ќе се на на Министерот за оди; одбрана. Подготовка на Информативен пакет за земјата, во кој што се со- стојат вкупните информации и биографии. 4. Одговорното лице за Собирање на Информативен бри- Вадењето на постапката за визи од патните испра- финг со претставни- визи се прави соодветното одделение ви од сите чле- ците на медиумите еден месец по- во СМС вади визи за нови кои што кои патуваат заедно рано од пред- членовите кои што ќе ќе патуваат за со делегацијата во виденото, затоа патуваат за Авганистан. Авганистан; Авганистан; што Авганистан нема Конзулат Потполнување Претставниците на во нашата земја, на формулари медиумите потпи- се оди во најбли- за виза за Ав- шуваат Изјави во скиот Конзулат, ганистан; кои што изјавуваат а тоа во конкрет- дека доброволно ниот случај е Со- Се обезбедува- патуваат во ризич- фија- Р.Бугарија. ат фотографии ното подрачје. Изја- за формуларот вите остануваат во за визи. архивата на КМО. 72

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? 5. Обезбедување на транс- Барање до Доколку се случи Видот и бројот порт на целиот дел од СОЗР при Вла- авионот да се от- на регистарска- делегацијата, и тоа: дата на РСМ за каже од оправдани та табличка на - За Министерот и не- користење на причини, мора да владиниот ави- говата делегација се владиниот ави- се има резервна он се доставува обезбедува Владиниот он (LR-60); варијанта за мини- до Централна- авион (LR-60); стерот за одбрана та команда на - За останатиот дел од Барање до да патува со комер- USCENCOM; делегацијата, за прет- Службата за цијален лет. ходницата и претстав- авио билети во Се доставува ниците на медиумите СОЗР при Вла- информација се обезбедува комер- дата на РСМ, за до МНР на РСМ, цијален лет со авион, останатиот дел за да се добијат со помалку дестинации од делегацијата потребните до- (најчесто преку Истан- (претходница и зволи за преле- бул и потоа директно претставници тување на вла- до Кабул). на медиуми). диниот авион; П р а в о н а возење со вла- диниот авион согласно Пре- сеанс листа (по хиерархија): Претседател, Претседател на Собрание, Пре- миер, МНР, МО. 6. Слетување на попатна Понекогаш со- локација. Извршување ветникот за про- на пасошки формал- токол останува ности, ВИП-салон, по- со пасошите од служување на делега- целата делега- цијата со кафе и без- ција и чека да ја алкохолни пијалоци, и изврши пасош- земање на багажот. ката контрола. 7. Транспорт на министе- Воен транс- За време на ле- рот за одбрана и оста- портен авион тот превентив- натиот дел од делега- на војската на но сите членови цијата до Авганистан. САД. мораат да носат заштитни шле- мови и елеци, до крајот на ле- тот. 8. Транспорт на министе- Воени хеликоп- Делегацијата е обе- рот за одбрана и оста- тери. збедена од страна натиот дел од делега- на нашиот Контин- цијата до Кабул. гент на војници и војската на САД. 73

МБА Спец. Санде Смиљанов 9. Транспорт на мини- Воени блинди- Делегацијата е обе- За време на пре- стерот за одбрана и рани возила- збедена од страна возот превен- останатиот дел од де- хамери. на нашиот Контиг- тивно сите чле- легацијата од Кабул нетнт на војници и нови мораат да до Воената база каде војската на САД. носат заштитни што е сместен нашиот шлемови и еле- Контигент на војници ци, сè до влезот во базата. 10. Предавање на рапорт Постројување од страна на Командан- на целата чета тот на Контигентот на на војници на македонските војници, влезот во во- во чест на министерот ената база во за одбрана, и ракување Кабул. на министерот за од- брана поединечно со сите војници 11. Влегување на мини- Присутни се стерот и членовите на сите војници, делегацијата во една подофицери од салите во воената и офицери во база и одржување на рамките на заеднички состанок – македонскиот брифинг со војниците контингент. 12. Брифинг на Командан- тот на Контигентот на војниците за состојбата во која што се наоѓаат нашите војници. Обраќање на Министе- рот за одбрана пред сите присутни. Прашања и одговори. 13. Врачување на подаро- Подароците ги ци од страна на Мини- подготвува со- стерот за одбрана на ветникот за про- сите војници и офи- токол и истите цери. му ги подава на министерот. 74

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? 14. Групна фотографија на Фотограф/ министерот за одбрана лице за односи со сите војници, подо- со јавноста. фицери и офицери и членовите на делега- цијата. 15. Свечен ручек во кујна- Понекогаш во та на воената база, во чест на мини- чест на министерот за стерот подго- одбрана. твуаваат торта со амблемот на За време на ручекот единицата. војниците неформално разговараат со мини- стерот. 16. Посета на воениот камп Присутни сите Министерот е по- Често пати на- каде што престојуваат војници, подо- стојано обезбе- шите војници нашите војници. фицери и офи- дуван од нашите на министерот цери. војници. му приредуваат Неформален разговор одредени изне- на МО со војниците за надувања и му нивните услови на жи- врачуваат по- веење. дароци. 17. Официјална средба на Присутни само На крајот од по- Министерот за одбра- членовите на сетата се врши на со Командантот на официјалната размена на по- сојузничките сили. делегација и дароци. командантот на нашите вој- ници. 18. Официјална средба со Присутни само На крајот од по- министерот за одбрана ченовите на сетата се врши на Авганистан. делегацијата и размена на по- командантот на дароци. контигентот. 75

МБА Спец. Санде Смиљанов 19. Изјава за медиумите од Присутни прет- Изборот која ме- страна на министерот ставниците на диумска куќа ќе за одбрана медиумите. биде повикана да го придружу- ва министерот за одбрана на посетата е на ро- тациона основа. Предност има јавнот сервис. Сите медиумски куќи имаат об- врска сниманиот материјал да го направат доста- пен за останати- те медиуми во земјата. 20. Понекогаш доколку Министерот за од- програмата дозволува, брана и членови- министерот и члено- те на длегацијата вите имаат слободно се за цело време време но исклучиво во обезбедувани од рамките на базата. нашите и војниците на војската на САД. 21. По завршувањето на Обезбедувањето на активностите, деле- целата делегација е гацијата преспива во деноноќно. воениот камп или во хотелско сместување, согласно безбедносна- та проценка. 22. Во раните утрински Воени блинди- Делегацијата е обе- За време на пре- часови делегацијата рани возила- збедена од страна возот превен- заминува на иститот хамери. на нашиот Контиг- тивно сите чле- начин на кој што при- нетнт на војници и нови мораат да стигна. Транспорт на Воени хеликоп- војската на САД. носат заштитни министерот за одбрана тери. шлемови и еле- и останатиот дел од де- ци, сè до влезот легацијата од воената во базата. база до воениот дел на аеродормот во Кабул. 76

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? 23. Транспорт на мини- Воен транс- Делегацијата е обе- За време на ле- стерот за одбрана и портен авион збедена од страна тот превентив- останатиот дел од де- на војската на на нашиот Контиг- но сите членови легацијата од Кабул до САД. нетнт на војници и мораат да носат попатна локација. војската на САД. заштитни шле- мови и елеци, до крајот на ле- тот. 24. Пасошки формално- сти, ВИП-салон на ае- родром, послужување на делегацијата со кафе и безалкохолни пијалоци, и земање на багажот. 25. Влегување на делега- Во владиниот цијата во владиниот авион има многу авион и превоз до Ско- лимитиран број пје. на патници. Летот трае околку четири часа. 26. Пречек на министерот Автомобил на На пречекот и делегацијата на Меѓу- министерот. присуствува народниот аеродром Аеродромско советникот за – Скопје. вип- комби за протокол. превоз на оста- Понекогаш по натиот дел од правилата на делегацијата. Воениот про- токол треба да присуствуваат: НГШ, ЗМО, или ДС, или државен советник со цел пречек на МО. 77

МБА Спец. Санде Смиљанов 2.3. Одржување на протоколарна работна средба на одбран- бено аташе (ОА) акредитирано во РС Македонија, со министерот за одбрана Протоколарните средби на министерот за одбрана и одбранбените аташеи акредитирани во земјата се настани кои се поставени на стрикт- ни процедурани и протоколарни правила. Особено, кога станува збор за Министерството за одбрана, оваа процедура е сертифицирана и мора да се почитува. Во контекст на конференциите, многу лесно дава слика за комплексноста на една ваква релативно помала активност, vs. комплекс- носта во организација на конференција. Имено, чекорите за одржување на протоколарна работна средба на одбранбено аташе со министерот за одбрана се: Доставување на писмено барање од страна на акредитираното воено аташе во 1. РСМ, до Секторот за меѓународна соработка (СМС), односно до Одделението за билатерална соработка; Потоа Одделението за билатерална соработка, односно Секторот за меѓународна 2. соработка, доставува акт – допис до Секторот за поддршка на министерот, односно до Одделение – Кабинет на Министерот; По добивањето на дописот од СМС, истиот се разгледува од страна на шефот на 3. Кабинет на Министерот за одбрана, актот лично му се доставува на Министерот за одбрана; Министерот за одбрана во согласност со својата дневна и месечна Агенда на на- стани гледа кој термин му е слободен (но, доколку ОА однапред бара да се сретне 4. со министерот во одреден термин, повторно гледа дали согласно неговата Агенда е слободен во предложениот термин. Во случај терминот да е зафатен се предлага друг термин за одржување на работната средба); По одобрувањето од страна на министерот, по писмен или устен начин Шефот на 5. Кабинет на министерот за одбрана ги известува во Одделението за билатерална соработка во Секторот за меѓународна соработка; Потоа деск – офицерот кој што ја води наведената земја на ОА, во Одделението за билатерална соработка во СМС, доставува писмен акт до одбранбеното аташе, 6. или, пак, усно го информира дека средбата е одобрена и може да се реализира во соодветно дадениот термин; ОА во најголем број случаи го прифаќа предложениот термина за средба со мини- 7. стерот, и се реализира средбата; Пред да пристигне ОА, советникот за протокол во КМО го најавува на Мониторинг 8. службата во Воената полиција во Армијата, со името и презимето и бројот на реги- старска табличка на возилото кое треба да се пропушти; На влезот пред МО, советникот за протокол во КМО го пречекува ОА и го внесува 9. во Кабинетот на министерот; По завршувањето на средбата, советникот за протокол го испраќа гостинот, до 10. излезот на МО. 78

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Одржување на протоколарна средба на Почеток на активноста акредитирано воено аташе во РМ, со Министерот за одбрана на РМ Санде Смиљанов Барање за одржување на Доставување на Барање 30.04.2010 протоколарна средба со од страна на ВА до Министерот за одбрана на РМ, Секторот за меѓународна од страна на Воено аташе соработка во МО, акредитирано во РМ односно до Одделението за билатерална соработка Препраќање на барањето од страна на Одделението за билатерална соработка во СМС, до Секторот за поддршка на министерот Разгледување да барањето од страна на шефот на КМО и потоа доставување на истото до Министерот за одбрана Се проверува агендата на Министерот, дали во бараниот термин за одржување на Дали Агендата на протоколарниот состанок, министерот е во согласност доколку е зафатен се одредува со бараниот термин за друг термин и се известуваа ВА одржување на истата од за новиот термин страна на ВА Известување,за одржувањето на протоколарната средба од страна на деск офицерот во Одделението за билатерална соработка до Военото аташе Известување,за одржувањето на Одржување на протоколарната средба протоколарната средба од страна на деск Крај на помеѓу Министерот за офицерот во постапката одбрана и Военото Одделението за аташе билатерална соработка до Военото аташе Дијаграм 2: Шематски приказ за реализација на средба на воено аташе со мини- стер за одбрана 79

МБА Спец. Санде Смиљанов 2.4. Организација на настан – показна вежба на Единицата за специјални задачи во МВР (пример-план) ПЛАН за реализација на тактичка вежба на ЕСЗ И ОЗОЛО Министерство за внатрешни работи е задолжено за обезбедување на високи домашни и странски функционери, а оваа задачаја спроведу- ваат припадниците на ОЗОЛО во соработка со ЕСЗ. Заради по успешно извршување на задачите ОЗОЛО и ЕСЗ ќе извршат показна вежба на датум пред министерот за внатрешни работи и други гости во базата на ЕСЗ. АКТИВНОСТИ ЗА ВРЕМЕ НА ПОКАЗНА ВЕЖБА • Пристигнување на новинари; • Пристигнување на гостите; • Пречек на министерот за внатрешни работи на РС Македонија; • Почесен вод (22 припадници); • Почеток на показна вежба; • Точка 1: Напад на колона ВИП (16 припадници); • Точка 2: Самоодбрана и боречки вештини (16 припадници); • Точка 3: Напад и евакуација на ВИП пред објект (12 припадници); • Точка 4: Напад на возило (20 припадници); • Точка 5: Претставување на капацитетите на ЕСЗ: тактич- ко-технички збор и дел од возен парк; • Точка 6: Обраќање на министерот кон припадниците кои уче- ствуваа во вежбата и доделување плакета; • Точка 7: Посета на спомен-куќата и изјава на министерот за медиумите; • Точка 8: Коктел; • Заминување на гостите; 80

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? РАСПОРЕД НА АКТИВНОСТИТЕ НА ПОКАЗАНАТА ВЕЖБА Точка 1: Обезбедување на ВИП-лице за време на напад на возила Низ оваа показна вежба припадниците на ОЗОЛО и ЕСЗ ќе де- монстрираат техники и тактики на обезбедување на ВИП како и начин и постапка на реакција при загрозување на личноста што се обезбедува. Целта на оваа показна вежба е да се покаже соработката помеѓу при- падниците на ЕСЗ и припадниците на ОЗОЛО.Задача на припадниците на ОЗОЛО е обезбедување на ВИП, негова заштита и евакуација во моменти кога е загрозена неговата безбедност, додека задача на КАТ тимовите со возила од ЕСЗ е обезбедување на колоната и одбивање на напад, со цел обезбедување услови за безбедно евакуирање на ВИП на безбедна локација и неутрализирање на напаѓачите. Задачата на КАТ тимот со хеликоптер е набљудување на трасата, обезбедување на колоната и на точката за евакуација. Претставување на вежбата. Доаѓа до блокирање и напад на колоната од страна на група во- оружени лица. Во прв момент припадниците на ОЗОЛО, кои се дел од ескортната придружба од предното возило, заземаат дефанзивна положба штитејќи го возилото во кое се наоѓа ВИП и возвраќаат на нападот. Истовремено КАТ тимо- Слика 12: Заедничка вежба на Единицата за вите од ЕСЗ се упатуваат кон специјални задачи и на Одделот за заштита на напаѓачите на колоната и пре- определени личности и објекти - „ВИП-2017“, 21 октомври 2017 година земаат дејства за одбивање на напад и неутрализирање на напаѓачите со цел обезбедување на услови за безбедно евакуирање на ВИП на однапред утврдена локација.Во моментот кога КАТ тимот на ЕСЗ ќе се постават во заштитна положба и ќе прифатат борба,припадниците на ОЗОЛО од личното обезбедување, 81

МБА Спец. Санде Смиљанов ќе извршат евакуација на без- бедна локација и при тоа ко- лоната ќе биде обезбедувана од вториот КАТ тим на ЕСЗ. На безбедната локација ќе ги чека КАТ тимот со хеликоптер подготвен за прифаќање и евакуирање. По извршената Слика 13: Заедничка вежба на Единицата за евакуација, вториот КАТ тим се специјални задачи и на Одделот за заштита на враќа на помош на првиот тим. определени личности и објекти - „ВИП-2017“, 21 октомври 2017 година За време на оваа точка ќе се употребуваат следниве материјално – технички средства: ранец за прва помош, балистичко ќебе, негев 2, шок бомби, димни бомби, мане- варска муниција и алпинистички појас, гуртни, “fast rope” јаже. Точка 2: Самоодбрана и боречки вештини ЕСЗ: Во првиот дел од активноста ќе бидат презентирани техники на самоодбрана од карате, бокс, кикбокс, џудо, борење и друго; ЕСЗ: Во вториот дел ќе биде презентирана примена на техниките во реална ситуација при извршување на задачите на ЕСЗ; ОЗОЛО - презентација на техники од напад и одбрана и евакуација на ВИП при напад од невооружен и вооружен напаѓач. Точка 3: Евакуација при напад на ВИП пред објект Претставување на вежбата. По посетата на ВИП на одреден објект при излегување од објектот доаѓа до блокирање на планираната траса на движење и напад од страна на група вооружени лица. Личното обезбедување од ОЗОЛО го сместува ВИП во возилото, додека еден од КАТ тимовите прифаќа борба. Вториот КАТ тим ја обезбедува колоната, се упатуваат по алтернативната патека за извлекување и ја извлекува колоната на однапред договорена безбедна локација. За тоа време КАТ тимот во хеликоптер од воздух го обезбедува просторот и алтернативната патека. По одбиениот напад напаѓачите бегаат со возило во НН правец, додека КАТ тимот се прегрупира и се враќа во колоната со ВИП. 82

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? За време на оваа точка ќе се употребуваат следниве материјално – технички средства: ранец за прва помош, балистичко ќебе, негев 2, шок бомби, димни бомби, маневарска муниција и алпинистички појас, гуртни, “fast rope” јаже. Точка 4: Високоризично запирање на возило (напад на возило) По добиени информации од службите во врска со нападот на ВИП, лоцирано е возилото кое учествувало во нападот. Возилото е забележано во движење на одредена локација, по што е алармирана Единицата за специјални задачи која има задача да ги пресретне, да ги уапси или да ги неутрализира осомничените. За таа цел Единицата ќе примени техники и тактики за напад на возило во движење и неутрализирање на лицата. За време на оваа точка ќе се употребуваат следниве материјал- но-технички средства: шок-бомби, димни бомби, „paint ball“ пушки со муниција, кршачи за стакло, ПП-апарат, рото-светло. Точка 5: Технички збор на возила, вооружување и МТС со кои располага ЕСЗ За гостите на презентацијата, ќе бидат изложени дел од возилата, оружјето и опремата со кои располага ЕСЗ а кои се користат за извршување на задачите. Точка 6: Обраќање на министерот за внатрешни работи пред припадниците на ЕСЗ, ОЗОЛО кои учествуваат во презентацијата Точка 7: Посета на спомен-куќата на Единицата за специјални задачи КОМАНДУВАЊЕ Одговорен на целокупниот ангажман на ЕСЗ е командандантот на ЕСЗ, а негов заменик е заменикот-командант на ЕСЗ. ЛОГИСТИКА Дел од матријално-техничките средства се обезбедуваат од Едини- цата, дел од Министерството за внатрешни работи . 83

МБА Спец. Санде Смиљанов МЕРКИ ЗА БЕЗБЕДНОСТ  Во случај на повреда на некој од учесниците, вежбата привремено ќе се прекине, со цел укажење на потребна медицинска помош.  Сите учесници во вежбата цело време треба да се однесуваат во согласност со правилата и прописите на Министерството.  За време на вежбата медицинскиот тим ќе биде во приправана состојба во непосредна близина.  Еден тим од ЕСЗ ќе биде одреден за ППЗ со наредба од коман- дант на ЕСЗ.  Еден тим од ЕСЗ ќе беде одреден за обезбедување на пери- метарот каде ќе се изведуваат показните вежби со наредба од командант на ЕСЗ. За реализирање на оваа показна вежба ќе бидат ангажирани при- падници од ЕСЗ, ОЗОЛО и ХЕ и тоа: - ОЗОЛО ќе учествува со 9 припадници и три ПМВ; - ЕСЗ ќе учествува со 90 припадници и седум ПМВ; - ХЕ со 2 припадници и со хеликоптер; Логистика, 16 припадници: - медицински тим со едно возило и 3 припадници; - за пречек и асистенција на протокол – 10 припадници; - технички збор – 2 припадници; -ПП-заштита – 1 припадник; НАПОМЕНА : За успешно реализирање на показната вежба на ЕСЗ и ОЗОЛО, сите презентирани точки ќе се извежбуваат во деновите, почнувајќи од _датум_ до _датум_, кога ќе биде и генералната проба, а на _датум_ ќе се одржи показната вежба. Во овој период ќе се користат материјално-технички средства, како возила, РШБ, димни бомби, вежбовна муниција (SI-муниниција, маневар- ска) и друго. 84

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? Скица 1 Скица 2 Скица 3 Скица 4 Фудбалски стадион во Касраната Илинден во Скопје, каде што се одржува вежбата - „ВИП-2017“, 21 октомври 2017 година Предлог-агенда за показната вежба на ЕСЗ и ОЗОЛО 10.20 – 10.50 Пристигнување на медиумите 10.20 – 10.50 Пристигнување на гостите Пречек на министерот за внатрешни работи 10.50 – 11.00 Почесен вод и поздравен говор 11.10 Почеток на показна вежба 11.10 – 11.20 Точка 1: Напад на ВИП-колона 11.20 – 11.30 Точка 2: Самоодбрана и боречки вештини 11.30 – 11.40 Точка 3: Напад и евакуација на ВИП пред објект 11.40 – 11.50 Точка 4: Напад на возило Претставување на капацитетите на ЕСЗ: ТТ-збор и дел од возниот 11.50 – 12.00 парк Обраќање на министерот кон припадниците на МВР – учесници 12.00 – 12.10 на вежбата 12.10 – 12.20 Посета на спомен-куќа и изјава за медиумите 12.20 Коктел - Заминување на гостите 85

МБА Спец. Санде Смиљанов 3. НАЦИОНАЛНИ И МЕЃУНАРОДНИ АКТИВНОСТИ ОД ПРИ- ВАТНИОТ И ОД АКАДЕМСКИОТ СЕКТОР Искуствата при организирање на активности слични на конфе- ренциите по својата комплексност, исто така, можат да бидат соодветна водилка при утврдување на сите детали потребни за организирање на настан од големи размери. Во продолжение е консултантска понуда за организација на настан по повод вселувањето на Бизнис академијата „Смислевски“ (БАС), односно Одделението за дисперзирани студии на БАС во новите простории во Битола. 3.1 Пример – понуда за консултантски услуги за организа- ција на настан Вселувањето на Одделението за дисперзирани студии на БАС во новите простории во Битола, претставува настан од големо значење во процесот на зголемувањето на визибилноста на „Бизнис Академија Сми- левски“, и етаблирањето на оваа образовна институција како современа, модерна, високо – квалитетна образовна институција во државата. За успешна реализација на претстојниот настан, потребно е да се реализираат следните подготовки:  Потребно е внимателно да се размисли кои се лица ќе добијат покана за присуство;  Потребно е да се одреди времето – (датум и час);  Потребно е да се изработи и план „Б“ за сите предвидени активности;  Потребно е да се организира севкупниот дел на исхраната и пијалоците;  Потребно е во рамките на планирањето предвид да се земат и специфичностите поврзани со лицата со посебни потреби  Сите ангажирани лица комплетно да бидат запознаени со сценариото на настанот;  За време на коктелот пожелно е да не се служи алкохол; 86

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција?  Однапред да се предвидат соодветни подароци за наградените учесници ( во согласност со сценариото);  На крајот од активноста да се предвиди место за групна фотографија со сите учесници на настанот;  Во сценариото на настанот да се испланира начинот како и кога ќе заврши настанот; Настанот кој се планира на 15 февруари 2012 година, од искуство, најдобро е да се организира претпладне, односно во периодот од 10.30 до 12.00 часот, што ќе овозможи и адекватно медиумско покривање на истиот. Што сè треба да биде земено предвид и да се реализира со цел успешен настан? 1. Најпрво, потребно е да се вклучат поголем број на лица и да се ис- користи сиот капацитет кој БАС веќе го поседува од аспект на менаџирање на тимови, искуство на овие лица во меѓународна средина и сл. Потребна е исклучителна флексибилност, но и целосно почитување на хиерархиската поставеност. Увежбувањето и совладувањето на сите детали е, исто така, круцијален дел од мозаикот. 2. Потребно е да се изготви наредба, односно решение, во коешто ќе бидат сите елементи кои се неопходни за реализација на настанот-све- ченоста. 3. Во рамките на соодветната наредба/решение, потребно е да се посочи кој е главниот координатор, односно носител на активноста. 4. Во наредбата/ решението, потребно е да се наведе кои сè лица би биле ангажирани, односно лицата коишто ќе го реализираат настанот, водени од главниот координатор. 5. Потребно е официјално да бидат вклучени и студенти на БАС од редовни студии, со развиени организациски способности во функција на поддршка на протоколот. 87

МБА Спец. Санде Смиљанов Кои сè елементи треба да бидат земени предвид? 1. Датумот и локацијата за одбележувањето на отворањето на новите простории. Исклучително важно е координаторот на активноста да изврши проверка на датумот кој ќе биде избран, дали се поклопува со одредени други датуми на локало или централно ниво. Доколку нема совпаѓање, планирањето може да продолжи. 2. Часот на отпочнување на активноста. Најадекватно време за почеток на активноста е во периодот од 10.30 до 12.00 часот и тоа од две причини: а) времето кое им е потребно на поканетите гости од другите гра- дови во државата да пристигнат во Битола; б) Поголеми шанси за присуство на претставници на медиумите на отворањето и почетниот дел на активноста (имајќи предвид дека по 14 часот истите се враќаат во редакциите за комплетирање на новинарските производи). 3. Испраќање на информативен допис до СВР – Битола (на зна- ење). Лицeтo одговорно за протокол неопходно е по дефинирањето на датумот, локацијата и времето, навремено да достави информативен до- пис до Секторот за внатрешни работи на Битола дека согласно наведените детали, БАС планира да ги отвори новите простории на Одделениетоза дисперзирани студии во Битола и доколку е неопходно, да побара СВР - Битола и сообраќајната полиција да асистираат во делот на прифат и безбедност на предвидените гости на БАС (потребно доколку се канат лица од високото државно раководство, високи претставници на Мини- стерствата и сл.). 4. Приватно обезбедување. Втора опција за обезбедување на на- станот е ангажирање на некоја од приватните агенции за обезбедување на лица и имот. Избраната агенција, односно предложениот координатор од нивна страна треба да биде во постојана комуникација координација со координаторот на активноста од БАС. За лицата вклучени во доменот на обезбедувањето се изработуваат посебни буклети со шематски прикази 88

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? на објектот и пошироката локација. Постои опција за договор за донација или спонзорство, со што обезбедувањето би било бесплатно, а доколку се пристапи кон индивидуално ангажирање на лица за обезбедување, тоа би чинело околу 1.000 денари по лице (минимум 10 лица: пречек/испраќање на гостите, на самиот влез и во објектот). 5. Обезбедување на соодветен паркинг. Важен дел од организа- цијата на настанот е за сите лица од менаџментот и првиот ешалон вра- ботени во БАС, како и за сите поканети гости да има соодветно решение за паркирање. Една од можностите е да се направи разграничувње на делот за паркинг, односно пропусница ВИП – А и ВИП – Б, каде имателите на првата пропусница ќе имаат обезбеден паркинг поблиску до влезот на просториите, додека имателите на пропусицата ВИП – Б би имале обезбеден паркинг во остатокот од местата. Останатите поканети гости кои не се иматели на ВИП покана, би добиле препорака за паркирање во околината на просториите (имајќи ја предвид локацијата, постои можност да се отвори полјаната во непосредна близина за паркирање на возила, или доколку сопственикот на полјаната не даде одобрување, тоа да се направи на самата улица, од левата и десната страна). 6. Патокази до објектот. Поставување на патокази кон објектот на клучните приоди од влезот во Битола, за што може да се пристапи до одредени компании, кои би можеле истото да го изработат и во рамките на евентуален договор за спонзорство. Искуствено, овие патокази не би чинеле повеќе од 6.000 денари. 7. Програма за активноста. Изработка на Протокол, односно Про- грама за одбележување на свеченото отворање на новите простории на БАС во Битола. 8. Листа на поканети гости. Изработка на Листа на поканети/потвр- дени гости а настанот. Предвид треба да се земат и следните функции: ми- нистер/ка за образование и наука, ректор на Универзитетот „Св. Климент Охридски“ од Битола, градоначалник на општината Битола, партнерите на БАС од регионот, соработниците во доменот на образованието и науката, како и претставниците на медиумите во Битола и регионот. 89

III. Комплексност & Литература

МБА Спец. Санде Смиљанов 9. Изработка на покани. Поканите се изработуваат согласно прото- коларната листа одобрена од директорот на БАС и се испраќаат до лицата најдоцна петнаесет дена пред настанот. На поканата треба јасно да се назначени контакт – детали, вклучувајќи и телефонски број за потврда на поканата (RSVP). Искуствено, не сите поканети гости се задржуваат до она што го одлучиле, така што лицата од протокол треба да бидат исклучително вешти на самиот настан за сите лица кои ќе дојдат да бидат соодветно сед- нати. Текстот на поканата треба да е мал, истата треба да биде изработена на квалитетна хартија (бела или окер), со соодветни пликови. Поканата треба да содржи и информација за видот на облеката која треба да ја носат поканетите гости (најсоодветно формална). Во однос на изработката, треба да се размисли оваа задача да се довери на печатницата „Киро Дандаро“ од Битола, дали преку договор за набавка, или договор за спонзорство. 10. Сценарио. Изработката на детално Сценарио за настанот е од исклучително значење. Сценариото се изработува од самиот почеток, се надополнува согласно деталите кои се достапни. Пред почетокот на настанот, истото се финализира, се затвораат можностите за промени и се дистрибуира на сите лица вклучени во организацијата на настанот. 11. Обезбедување на сценографија и тоа:  бина, подиум, говорница;  црвен тепих – патеки;  лепези со македонски знамиња;  аудиоподдршка: озвучување, разгласна кутија, сталак за микрофон ;  столпчиња со јажиња за место на движење на новинари и друго;  осветлување, видеобим, плазма-телевизори. Овие елементи, исто така, можат да се побараат од институции на локалната или централната власт на користење, особено имајќи предвид дека доколку се набават во поголем број, нивната целосна искористеност по настанот е тешко изводлива. Доколку материјално-техничките средства, сепак, се набавуваат од компанија којашто изработува ваков тип на рекламен/репрезентативен материјал, потребно е: 90

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција?  табла за добредојде на самиот влез на БАС, со портокалови балони во полукруг;  портокалови балони низ фоајеата и просториите, симболизирајќи ја основната боја на БАС;  банери со името и логото на БАС, на најфреквентните места;  поголем број на значки и привезоци во логото на БАС (спајалица);  одреден број плакети со логото на БАС, кои би се доделиле на лицата со посебни заслуги за Академијата. 12. Традиционални елементи. Поврзувањето на модерното со традиционалното и почитувањето на културата може да се изрази преку две девојки, облечени во традиционални носии, кои би ги пречекувале гостите на традиционален, македонски начин: со погача и сол, додека во рамки на организацијата можат да се вклучат и студенти и студентки од БАС, во темни костуми со портокалови додатоци (во делот на протоко- ларните активности). 13. Отворање на настанот. Да се предвиди во рамките на сценари- ото, каков е деталниот тек на настанот, од самиот почеток. Предлогот оди во насока тоа да се направи невообичаено, односно гостите првенствено да бидат прошетани низ просторот, за на крај да бидат упатени кон кан- целаријата на директорот, по што заеднички би се упатиле кон локацијата (главниот влез или внатрешниот влез) каде што би била пресечена црвена- та лента. За тој дел потребно е да се набават: неколку метри црвен сатен и перниче за ножички. Сечењето на лентата треба да се направи од страна на директорот на БАС, самостојно, или со првиот ВИП госитн (министер, градоначалник или слично), доколку тој/таа се согласи на тоа. За оваа работна точка потворно потребни се студенти на БАС (заради родова рамноправност предлогот е едно машко и едно женско лице).Студенти да се планираат и на местото за одлагање на капути/јакни. 14. Беспрекорна чистота. Исклучително важно е целиот објект да биде комплетно чист, вклучувајќи ги и тоалетите, кои треба да бидат и соодветно и јасно обележани. Во нив да ги има сите потребни средства за одржување на хигиена. 91

МБА Спец. Санде Смиљанов 15. Културно-уметничкиот дел во програмата. Програмата, а особено коктелот на крајот на активноста, можат да бидат збогатени со културно-уметничка програма. За таа цел иницијални контакти можат да се воспостават со разни културно-уметнички друштва од подрачјето на градот Битола, вокални солисти за изведување на македонската нацио- нална химна, хорови и разни други уметници. 16. Шема на седење. Доколку има опција за седење, да се изготви шема на седење и лицата од протокол детално да се запознаат со истата и со ликот на лицата кои се внесени во шемата. 17. Приод за лицата со посебни потреби до внатрешниот дел од објектот. Лицата кои ќе бидат задолжени со логистиката, потребно е предвид да ги имаат следните елементи:  Да се обезбедат доволен број на моторни возила за менаџментот на БАС и за сите останати ВИП – личности кои немаат сопствен превоз, односно да се обезбеди превоз за сите лица кои се вклучени во организацијата на настанот. Возилата може да се резервираат од веќе постојните партнери на БАС, АМСМ, Форд и Пежо. Да се размисли за најмување на мини-бус.  Да се обезбеди коктел со топла храна и безалкохолни пијалоци за најмалку 100 лица во соодветен простор. Да се разговара со партнерите на БАС за спонзорство или донација. За набавка на ваков вид на коктел, цената би изнесувала околу 700 денари по лице, односно 70.000 денари за сто лица. Дополнително, една од можностите е при разгледувањето на објектот да се служат аперитиви.  Да се обезбедат потребен број на редовни и вонредни студенти од филијалата на БАС од Битола кои ќе бидат на располагање како техничка поддршка на настанот, односно за помош при поставувањето на банерите, столчињата, масите, поставување на мапи сл.; 92

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција?  Да се обезбеди соодветно осветлување, како и аудио – поддршка.  Да се обезбеди за дворот на БАС хортикултурно уредување со цвеќе, односно доколку тоа не е возможно, да се постават сак- сиски цвеќиња.  Дасе организира претходно извежбување согласно Сценариото, најмалку еднаш и тоа еден ден пред утврдениот ден за актив- носта.  Да се изработи алтернативен план или решение за поголем број објективни причини: снемување на струја, лоши временски ус- лови (за делот од активноста надвор од објектот) и сл.  Да се организираат континуирани состаноци на тимот кој ќе ја реализира активноста.  Да се размисли за можноста за давање на ексклузивни права за покривање на активноста од страна на одредена телевизиска куќа, додека воедно да се најмат и снимател и фотограф за соп- ствени потреби и за архивата на БАС.  Да се повикаат останатите медиумски куќи на самото отворање и да се координира оваа активност со лицата за односи со јавноста на ВИП – А гостите.  Да се обезбедат телевизори од поголеми димензии и (55/60/65 инчи) за влезот во просторијата, приземјето и на спрат, каде би се прикажувале фотографии од почетокот, па сè до комплети- рањето на објектот.  Да се разговара со порталите/телевизиските куќи/ ПР куќите за изработка на краток спот и истиот да се прикаже на погледа- ните и повлијателни медиуми, непосредно пред, за време на и по активноста.  Да се одреди модератор (водител), по можност студент/ка на БАС или да се најми веќе познат спикер/а или водител/ка.  Да се подготви поздравно обраќање за директорот на БАС, освр- нувајќи се на академијата, нејзиниот раст, на идните планови и на придоенсот на новите простории кон условите за студирање во академијата. 93

МБА Спец. Санде Смиљанов  По можност кратки поздравни обраќања да имаат и главниот архитект, кој би се фокусирал на објектот и најдобриот студент, односно најдобрата студентка на додипломски и последипломски студии.  Да се изработи соопштение до медиуми, пропратено со фото- графии од настанот, како и краток видео – материјал од самиот настан и да се испрати до сите медиуми, но можеби и најважно, првенствено до агенцијата МИА. Истите да се прикажат и на официјалните канали на социјалните мрежи.  Да се обезбедат сите услови за работа на камерманите и фото- графите.  На крајот на настанот да се даде изјава за сите присутни елек- тронски и печатени медиуми. Изјавата за медиуми да биде на строго дефинирано место (препорачливо со дел од особеностите на БАС (лого, боја фонт). На сите новинари присутни на настанот да им се спремат буклети со потребните фактографски податоци во врска со БАС, но и со објектот.  По реализираниот настан да се направи анализа на, организација- та и реализацијата на настанот односно се прави „360 степени“ фидбек *подредени, лично, пртпоставени). Слика 14: Централниот влез на новите простории на БАС 94

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? 3.2. Финансиска конструкција за предметната активност Финансиската конструкција ги вклучува сите потребни елементи и не зема предвид ниту една од можностите за спонзорство. # УСЛУГА/НАБАВКА ЦЕНА Изработка, печатење на покани за ВИП-личности и други 12.000,00 денари 1. останати гости и новинари 100 + 100 = 200 Х 60,00 денари = 12.000,00 денари Изработка на флаери и буклети 2. 200 парчиња флаери Х 15 денари = 3.000,00 денари 13.000,00 денари 200 парчиња буклети Х 50,00 денари = 10.000,00 денари = 3.000,00 + 10.000,00= 13.000,00 денари Ангажирање на агенција за обезбедување на имот и лица, 3. 10.000,00 денари 10 „бодигарди“ Х 1.000,00 денари + 10.000,00 ден. Изработка на плакети, патокази, реклама, превезоци и значки 100 парчиња привезоци Х 95,00 денари= 9.500,00 ден. 4. 100 парчиња значки Х 90,00 денари = 9.000,00 денари 50.500,00 денари 5 парчиња плакети Х 3.000,00 денари= 15.000,00 ден. 1 парче реклама Х 12.000,00 = 12.000,00 денари 5 парчиња патокази Х 1.000,00 денари = 5.000,00 ден. 5. Ангажирање на аутсорсинг агенција за чистење 12.000,00 денари Ангажирање на автобус и комбиња за превоз на вип 6. 24.000,00 денари личностите 7. Изработка и монтажа на спот за БАС 30.000,00 денари Обезбедување на Агенција за изнајмување на озвучување, подиум, бина, говорница, стаза, осветлување, и сите други 8. материјално технички средства неопходни за реализација 60.000,00 денари на настанот Обезбедување на коктел со топло јадење и безалкохолни 9. пијалаци 65.000,00 денари 200 лица Х 650,00 денари по лице = 65.000,00 денари 10. Модератор – водител на настанот 6.000,00 денари 11. Изнајмување на саксиско цвеќе и цветни аранжмани 7.000,00 денари ВКУПНО: 289.500,00 денари 95

МБА Спец. Санде Смиљанов III. КОМПЛЕКСНОСТА НА ДЛАНКА: НАЈГОЛЕМИТЕ КОНФЕРЕНЦИИ ВО 2019 ГОДИНА Конференциите се еден од најефикасните начини за размена на идеи, за експертски разговори и геополитички дискусии. Впрочем, најго- лемите светски конференции, на едно место собираат илјадници луѓе со исти или слични позиции, исти или слични познавања и интереси. Тие се најдобриот начин за создавање мрежа на познанства и најдобар начин за да се осознаат новините во секоја област, во рамките на институциите, но и во бизнис-секторот и во невладиниот сектор. За експертите во областа на протоколот, од исклучително значење е да се следи организацијата и реализацијата на најголемите светски конференции, зашто тие се одлична можност за внесување на нови начини и методи на организација, нови и иновативни идеи за сите елементи, што е особено важно за експертите по протокол. Во тој контекст, во продолжение се дел од најголемите конференции реализирани во 2019 година. Една од најголемите конференции за технологија и претпри- Collision Conference емништво на Северноамериканскиот континент. Одржана во collisionconf.com Торонто, Канада, со над 1.600 претставници на медиумите 20 – 23 мај и над 30.000 учесници од повеќе од 100 земји. Summit LA19 Конференција наречена „фестивал на идеи“, со учесници од la19.summit.co различни профили: лидери, креатори на политики, иноватори 08 – 11 ноември од различни области и професии. Одржана во Лос Анџелес, Калифорнија, САД. Web Summit Над 70.000 учесници од целиот свет во Лисабон, Португалија. websummit.com Ова, „де факто“ е една од најголемите и најуспешните конфе- 04 – 07 ноември ренции посветени на технологијата. Social Media Marketing Светот на социјалните мрежи не е голем само во интернет-реал- World носта. На оваа конференција во Сан Диего, Калифорнија, САД, www.socialmedi- учество земаат над 100 предавачи со незаменливо искуство, aexaminer.com/ поврзано со социјалните мрежи. smmworld/ 20 -22 март Consumer Electronics Местото на кое се изложени најновите технологии, поддржани Show (CES) од над 1.000 говорници. Бројките говорат дека во 2019 година, www.ces.tech оваа конференција била посетена од над 175.000 посетители и 08 – 11 јануари поддржана од над 6.300 претставници на медиумите. 96

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? ЛИСТА НА КРАТЕНКИ СМС - Сектор за меѓународна соработка МО - Министерство за одбрана К-4 - Команда, контрола, комуникации и компјутери ГШ - Генералштаб АРМ - Армија на Република Македонија СПП - Сектор за политика и планирање НГШ - Началник на Генералштаб ВИНГ - Воздухопловно извидувачко напаѓачка група ИСАФ - International Security Assistance Force КМО - Кабинет на министер СОЗР - Служза за општи и заеднички работи ВИП- Very Important Person т.н. - така наречена МВР - Министерство за внатрешни работи USCENTCOM- United States Central Command КНГШ - Кабинет на Началникот на Генералштаб vs. - наспроти ОА - Одбранбеното аташе ВА - Воено аташе ЕСЗ - Единица за специјални задачи ОЗОЛО - Оддел за заштита на определени личности и објекти КАТ - Counter assault team ПП - противпожарно ППЗ - против пожарна-заштита ХЕ - Хеликоптерска eдиница ПМВ - патничко моторно возило 97

МБА Спец. Санде Смиљанов МТС – матријално – технички средства РШБ - рачна шок бомба ТТ – тактичко – технички СВР - Сектор за внатрешни работи сл. - слично RSVP - répondez, s'il vous plaît LR-60 - Learjet 60 98

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? БИБЛИОГРАФИЈА Bajec, P. (2003). How to organize a Conference - Step by Step Manual. Nijmegen: International Association for Political Science Students. Billetto. (н.д.). Billetto. Превземено од Billetto Web Site: https://billetto. co.uk/l/how-to-organise-a-conference Department of Conferences and Meetings Management of the Office of the Assistant Secretary General. (2016). Operational handbook for the organization of Meetings and Conferences away from headquarters. Washington D.C., USA: Organization of American States. Office of the Assistant Secretary General. Thoms, L., Hatemi, D., Dharmasena, R., Wiktorow, A., Stras, L., & Zuchowska, A. (2016). Seminars and Conferences Handbook. Brussels, Belgium: The European Law Students' Association. Армија на Република Македонија. (2013). Правило за воен протокол во Армијата на Република Македонија. Скопје, Македонија: Министер- ство за одбрана - Армија на Република Македонија. Бизнис Академија Смилевски. (2010). „Организирање на настани“. Ско- пје: Бизнис Академија Смилевски. Јанев, М. Х. (2007). Слобода за Ирак - Патот до Вавилон. Скопје: Култура. Министерство за внатрешни работи. (2017, Октомври 21). Министерство за внатрешни работи. Превземено од https://mvr.gov.mk/vest/5067 Министерство за одбрана. (2012, Март 29). Министерство за одбрана на Република Северна Македонија. Повратено од Вести - Импли- кациите од економската криза, концептот „паметна oдбрана“ и енергетската сигурност во фокусот на Kонференцијата САД-А5: http://morm.gov.mk/?mainnews=implikaciite-od-ekonomskata- kriza-konceptot-pametna-odbrana-i-energetskata-sigurnost-vo- fokusot-na-konferencijata-sad-a5&lang=mk 99

МБА Спец. Санде Смиљанов Министерство за одбрана. (2012, Март 29). Министерство за одбрана на Република Северна Македонија. Превземено од Вести - За- едничка изјава од конференцијата на МО на САД-Јадранската повелба: http://morm.gov.mk/?mainnews=zaednicka-izjava-od- konferencijata-na-mo-na-sad-jadranskata-povelba-skopje&lang=mk Министерство за одбрана. (2012, Март 29). Министерство за одбрана на Република Северна Македонија. Превземено од Вести - „Заеднички предизвици и здружени решенија“ – отворена Конференцијата на министрите за одбрана на САД-Јадранската група: http://morm.gov. mk/?mainnews=zaednicki-predizvici-i-zdruzeni-resenija-otvorena- konferencijata-na-ministrite-za-odbrana-na-sad-a5&lang=mk Петковска, А. (2006). Academia. Превземено од www.academia.edu Петти стручен симпозиум за Менаџментот и современите практики. (2017). Зборник на трудови, Петти стручен симпозиум, Менаџмен- тот и современите практики. Скопје: Бизнис Академија Смилевски. 100

ПРИРАЧНИК ЗА ОРГАНИЗИРАЊЕ НА КОНФЕРЕНЦИИ И НАСТАНИ ВО ЈАВНА / ДРЖАВНА ИНСТИТУЦИЈА Од а до ш: како до совршена конференција? БИОГРАФИЈА Санде Смиљанов е роден 1971 година во Скопје. Дипломирал – “Оперативен Менаџмент“, а маги- стрирал со титула МБА „Специјалист за стратегиски менаџмент„ при „Бизнис Академија Смилевски“. Во богатото професионално портфолио, меѓу дру- гото, работел во кабинетот на Министерот за од- брана на Република Македонија, потоа во Секторот за меѓународна соработка при МО, Кабинетот на Началникот на Генералштаб на АРМ и Секторот за комуникации во Министерството за одбрана, како и во Одделот за односи со јавност и стратешки прашања на Министерството за внатрешни работи, каде што и во моментов работи. Протоколот и протоколарната и дипломатската комуникологија се сферите на негов континуиран професионален интерес и надоградба. Пр- виот негов труд “Воспоставување на единствен државен протокол на ниво на Република Македонија“ е плод на неговиот четиригодишен образовен ангажман, додек, пак неговиот втор труд насловен: Прирачник за Орга- низирање на конференции и настани во јавна/државна институција, од А до Ш: Како до совршена конференција?“ е резултат на повеќегодишната професионална пракса и искуства во областа на протоколот. Тој труд, според својата концептуална поставеност има примарна цел да им послужи на сите оние кои што се занимаваат со организациони активности во делот на организирање и одржување конференции. Односно да користи како своевиден патоказ, практичен водич низ процесот на осмис- лување и реализација на таквите настани. Наедно, а што е посебно важно и на што прирачникот сугерира – како фундаментален интерес на секој оној што се занимава со овој вид протоколарни активности – се перспективите коишто ги нуди особено во поглед на мотивацијата за креирање и иновирање на идеи, на практични замисли за тоа како, на кој начин да се унпаредат на- чините на организација и реализација на конференција. Пред се во смисол на воведување поефикасни и поефективни методологии на работа. 101

Прирачник за организирање на конференции и настани

Handbook on Conference Organization and Events

Рецензии

Reviews

Вовед

Introduction

1. Воведни напомени

1. Introductory Notes

2. Организациска подготовка

2. Organizational Preparation

3. Подготвителна фаза

3. Preparatory Phase

4. Имплементација

4. Implementation

5. Анализа и заклучок

5. Analysis & Conclusion

II. Практични примери (1)

II. Practical Examples (1)

II. Практични примери (2)

II. Practical Examples (2)

III. Комплексност & Литература

III. Complexity & Bibliography